„A inna agencja jest tańsza” czyli słowa jakie nasza firma słyszy najczęściej od swoich klientów. Istnieje ogromna liczba agencji, które oferują stawkę godzinową dla pracownika niższą, niż tą która zawiera minimalne obowiązkowe płatności, nie licząc nawet marży agencji. Kryje się za tym ukryty cios dla pracodawcy, który z taką “agencją” współpracuje. Przykładowo, aby móc zapłacić pracownikowi 22,03 zł na rękę za godzinę pracy, całkowity koszt dla agencji po opłacie niezbędnych wg prawa składek wyniesie 36,72 zł netto. Ta kwota nie zawiera jeszcze wliczonych kosztów pokrycia działalności (dział legalizacji, rekruterzy, koordynatorzy, marketing, utrzymanie biura) + nie zawiera marży, a każdy biznes liczy na zysk. I w tym czasie na rynku pojawia się coraz więcej agencji, które oferują ostateczną całkowitą opłatę godzinową poniżej minimalnej możliwej (!) np. 36,50 zł netto. Jak to możliwe? Odpowiedź prosta. Taka “agencja” nie odprowadza składek i zatrudnia pracowników nielegalnie bądź kombinuje, o czym powiemy dalej, a konsekwencja jest jedna – problemy i kary dla pracodawcy w przyszłości.
Niestety, często nawet firmy które współpracują z zaufaną agencją przez lata, kończą współpracę tłumacząc że znaleźli bardziej wygodne finansowo rozwiązanie i “tańszą agencję”. Podobnie ciężko uczciwej agencji jest wytłumaczyć dla nowego klienta dlaczego taka stawka jest rozsądna. Najczęściej za “tanią ofertą konkurencji” ścigają się krótkowzroczne firmy lub te, na czele których stoją osoby z niewielkim doświadczeniem w zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Nie mają często zbyt dużo przypadków kontroli po stronie służb państwowych, począwszy od Straży Granicznej, Sanepidu, Skarbówki i kończąc PIP. Tańsze na pierwszy pogląd rozwiązanie w długotrwałej perspektywie przynosi większe straty dla biznesu. I wiąże się to nie tylko z potencjalnymi karami i mandatami, a również z jakością pracy.
Tani pracownik NIE równa się jakościowy pracownik. Oszczędzając na kosztach rekrutacji agencja wysyła grupę “tanich” pracowników, a zakład później boryka się z dużą rotacją, przestojami w pracy, ciągłym szkoleniem nowych pracowników którzy szybko odchodzą, irytacją liderów itp. Tani pracownik z agencji to często niezadowolony pracownik. Pamiętajmy, że agencja która kombinuje z niższymi stawkami dla firm, kombinuje również z wypłatami dla pracowników. Kombinowanie wiążę się z kłamstwem. Taki “partner” oszukuje wszędzie gdzie tylko się da. Zakładu mówi że pracownik dostaje jedną stawkę, a w rzeczywistości pracownik dostaje o wiele mniej, często na zasadzie wymyślonych kar i potrąceń. Czy będzie taki pracownik zadowolony z pracy w Państwa zakładzie? Czy będzie on skutecznie wykonywać swoje obowiązki? Czy powie on swoim rodakom dobre słowo o pracy w Państwa zakładzie? Odpowiedź nasuwa się sama. I tak, pracownik kojarze negatywne doświadczenie w pracy nie tylko z agencją, a i z Państwa zakładem nawet jeśli przyczyną niezadowolenia jest agencja.
Dużi gracze z grona pracodawców rozumieją jak działa rynek i chociaż na zasadach biznesowych często negocjują stawkę (co jest normalne), wciąż gotowi płacić uzasadnione wyższe kwoty godzinowe, jeżeli to jest rozsądne i argumentowane. Oni dobrze wiedzą dlaczego warto zapłacić nieco więcej, jednak mieć spokój z legalnym zatrudnieniem, zadowoleniem pracowników, lojalnością i wszystkim co się z tym wiąże. Dużi gracze i inni świadomi pracodawcy myślą o krok do przodu. Niestety, dużo pracodawców w Polsce jeszcze potrzebuje edukacji na ten temat, i nasz artykuł właśnie służy pomocą.
Jednym z elementów składających się na marżę agencji są koszty logistyczne. Obejmują one organizację transportu pracowników do miejsca pracy, ich codzienne dojazdy oraz zapewnienie odpowiednich warunków zakwaterowania. Są to działania kluczowe, aby zagwarantować pracownikom komfort i punktualność, co bezpośrednio wpływa na efektywność ich pracy.
Agencje pracy oferują wsparcie kadrowo-prawne, które jest nieocenione w trudnych sytuacjach. Specjaliści z agencji pomagają podczas kontroli, rozwiązują konflikty czy wyjaśniają zawiłości prawne. Dzięki temu pracodawcy mogą liczyć na pomoc zarówno w codziennych sprawach, jak i w momentach kryzysowych. Ta współpraca buduje trwałe, profesjonalne relacje.
Obsługa operacyjna to kolejny ważny element marży. Zależy od wielkości projektu i może obejmować dedykowanego koordynatora lub cały zespół zarządzający. Koordynator ma rozmawiać w języku zatrudnionego obcokrajowca, co niezbędne do należnego wykonywania obowiązków i łączy pracownika i agencję. Osoby te odpowiadają za płynność współpracy, reagowanie na bieżące potrzeby pracowników oraz kontakt z pracodawcą. To rozwiązanie znacząco odciąża firmy w zarządzaniu personelem.
Znalezienie odpowiednich kandydatów wiąże się z kosztami działań marketingowych. Agencje inwestują w kampanie promocyjne, ogłoszenia oraz narzędzia selekcji, aby dotrzeć do najlepszych pracowników. Efektywna rekrutacja wymaga również czasu i zaangażowania, co ma swoje odzwierciedlenie w kosztach.
Aby znaleźć odpowiednich i naprawdę wykwalifikowanych kandydatów, należy zatrudnić zespół rzetelnych i doświadczonych rekruterów. Powinni to być ludzie z różnych krajów, którzy znają mentalność i specyfikę kandydatów ze swojego regionu. Gwarantuje to, że kandydat już na początku procesu rekrutacyjnego będzie zainteresowany długotrwałą pracą i lojalnością wobec pracodawcy. To jakość pracy i brak rotacji. Czynników jest jednak znacznie więcej.
Bezpieczeństwo biznesu i transparentność to fundament współpracy z agencją pracy. Pracodawcy mogą być pewni, że procesy są prowadzone zgodnie z przepisami, a wszystkie koszty są jasno określone i udokumentowane. Taka przejrzystość wzmacnia zaufanie oraz minimalizuje ryzyko problemów prawnych czy finansowych.
Procesy związane z obsługą kadrową i legalizacyjną pracowników również generują koszty. Agencje zajmują się przygotowaniem dokumentów, takich jak umowy czy pozwolenia na pracę, a także rozliczeniami płacowymi i ubezpieczeniowymi. To działania czasochłonne i wymagające znajomości przepisów prawa. Legalizacja to wypełnienie i złożenie wniosków do urzędów wojewódzkich, rejestracja miejsc w kolejkach, pełnomocnictwo, korespondencja z właściwymi do miejsca pracy urzędami, pozyskiwanie zezwoleń na pracę, załatwienie innych formalności.
Na koniec warto zaznaczyć, że aby biznes był zdrowy i stabilny, nie może jedynie pokrywać swoich kosztów. Musi przynosić zysk. Marża agencji pozwala nie tylko na realizację wyżej wymienionych usług, ale także na rozwój, podnoszenie jakości działań i zapewnienie bezpieczeństwa współpracy.
Niektóre agencje zatrudnienia, szczególnie te działające na linii Ukraina–Polska, stosują niezgodne z prawem metody, które choć wydają się korzystne finansowo, mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych zarówno dla agencji, jak i dla firm korzystających z ich usług.
Przykładem takich działań jest zatrudnianie pracowników w Ukrainie i delegowanie ich do pracy w Polsce bez odprowadzania składek ZUS. Dzięki temu koszty zatrudnienia pracownika są niższe o około 20%, co na pierwszy rzut oka może wydawać się atrakcyjne dla pracodawców. Jednak takie działanie jest sprzeczne z polskim prawem. Co więcej, agencje te często wykorzystują systemową lukę: regularnie zamykają działalność w Ukrainie, zanim dojdzie do kontroli, po czym otwierają nowe firmy pod inną nazwą.
Agencje posunęły się nawet do zakładania spółek, w których cudzoziemcy są zarejestrowani jako współwłaściciele firmy i nie są już pracownikami, a właścicielami biznesu, i raczej świadczą usługi dla zakładu pracy w imieniu właściciela. Oznacza to, że np. 100 prezesów spółki pracuje w fabryce i świadczy usługi “biznesowe”, a w praktyce stoi za taśmą. To absurd. Co prędzej czy później wyjdzie na jaw. Wraz z konsekwencjami dla wszystkich. Zakład pracy ma zdawać sobie sprawę z odpowiedzialności ze współpracy z taką agencją.
Obcokrajowiec często nawet nie wie, na jakich zasadach on pracuje. Dostał jakiś papierek, podpisał i dobrze. Oby wypłata była na koncie w terminie. Jak później się okazuje, taka praca “w delegacji” wiążę się nie tylko z ryzykiem zdrowotnym w razie choroby lub wypadku, ale również z dużymi podatkami w swoim kraju. Często kwoty opodatkowania kumulują się przez lata i są na tyle ogromne, że pracownik nie jest w stanie je opłacić. Przykład: pracownik z Ukrainy pracuje w delegacji w Polsce. Dostaje tutaj oficjalną wypłatę o 6 razy wyższą jak w Ukrainie. Podatków też zapłaci 6 razy tyle jak zwykle płacił za niego pracodawca w Ukrainie. Jednak jeszcze o tym nie wie, bo agencja jemu nic o tym nie mówiła. Celowo. Niespodzianka od skarbówki ukraińskiej będzie później, a złość i bezradność jak i narzekania będą leciały również w stronę zakładu pracy gdzie pracował.
Zatrudnienie pracownika bez odprowadzania składek ZUS niesie za sobą również szereg problemów dla samego pracownika. Po pierwsze, brak legalnego zatrudnienia oznacza trudności z legalizacją pobytu w Polsce, co z kolei może prowadzić do deportacji. Po drugie, brak ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego stwarza ogromne zagrożenie w sytuacjach takich jak:
Chociaż może się wydawać, że odpowiedzialność za nielegalne praktyki spoczywa wyłącznie na agencji, praktyka pokazuje, że w razie kontroli konsekwencje mogą ponosić także firmy, które korzystają z usług takich agencji. Zgodnie z polskim prawem, korzystanie z usług podmiotów łamiących przepisy może zostać uznane za współudział. To oznacza nie tylko wysokie kary finansowe, ale również narażenie się na utratę reputacji firmy.
