Prokrastynacja w pracy jest zjawiskiem coraz powszechniejszym wśrod pracowników. Nie ma tutaj znaczenia stanowisko i charakter wykonywanych obowiązków. Co warto o niej wiedzieć i jak z nią walczyć?
Prokrastynacja, to nic innego, jak odkładanie ważnych zadań na później. Dotyczyć może ona różnych sfer życia człowieka, jednak największym wyzwaniem jest radzenie sobie z nią w miejscu pracy. Odkładanie obowiązków na później może prowadzić do wielu niekorzystnych uczuć. Z badania przeprowadzonego przez psychologa T.A. Pychyla wynika, że 94 proc. respondentów przyznało, prokrastynacja wpływa negatywnie na ich poczucie szczęścia. Dlaczego? Odwlekanie realizacji zadań jest stresujące i w wielu przypadkach wywołuje poczucie winy. Prokrastynacja może prowadzić również do spadku efektywności w miejscu pracy, a nawet wypalenia zawodowego.
Przyczyny prokrastynacji mogą być różne. W przypadku niektórych osób odkładanie obowiązków na potem wynika z perfekcjonizmu. Wiele osób chce robić wszystko, jak najlepiej. Bycie najlepszym jest dla nich tak ważne, że w sytuacji, kiedy mają wykonać trudniejsze niż zazwyczaj zadanie, zaczynają się bać, że mu nie podołają. W niektórych przypadkach, przyczyną prokrastynacji jest stawianie sobie zbyt wysokich wymagań. Prokrastynacja może mieć również podłoże w lęku przed porażką, a nawet nadmierną odpowiedzialnością. Niektórzy mogą odkładać w nieskończoność wykonywanie pewnych zadań z obawy przed tym, że ich realizacja wpłynie na pojawienie się nowych, trudnych obowiązków. Prokrastynacja może też wynikać z braku motywacji do działania. Co ciekawe, są też osoby, które zwlekają z realizacją zadań, ale najlepiej pracują pod presją czasu.
W jaki sposób sprawdzić, czy problem prokrastynacji nas dotyczy? Przede wszystkim należy zastanowić się, czy zdarza nam się odkładać wykonanie zadań na ostatnią chwilę i odkładania ich na potem. Istotne przy tym jest, jak często dochodzi do takiej sytuacji. Poza tym, powinieneś odpowiedzieć sobie na pytanie: czy masz wyrzuty sumienia, że zostawiasz obowiązki na ostatnią chwilę i nie robisz w danym momencie tego, co powinieneś. Pomocna może być również analiza umiejętności planowania hierarchii zadań i dotrzymywania terminów ich realizacji.
Prokrastynację trudno przerwać. Jest to jednak nawyk, który można zmienić dzięki systematyczności i zastosowaniu odpowiednich technik. Zanim jednak zaczniesz je wdrażać w życie i walczyć z odkładaniem zadań, powinieneś zastanowić się, dlaczego to robisz. Zrozumienie przyczyny prokrastynacji to klucz do znalezienia skutecznej metody walki z odkładaniem obowiązków. Może okazać się, że wystarczy rozbić duże zadanie na mniejsze kroki albo poprosić o pomoc. Pamiętaj jednak, że walka z prokrastynacją zawsze wymaga czasu i cierpliwości, ale każdy krok w tym kierunku przybliża cię do osiągnięcia zawodowej efektywności i satysfakcji.
Nic nie przychodzi samo. Jeśli chcesz przestać odkładać rzeczy na później, zacznij pracować nad koncentracją na rozpoczynaniu działania. Powinieneś jednak zdawać sobie sprawę, że początkowo będziesz to robił z różnym skutkiem. Może być tak, że kilkukrotnie będziesz zaczynał jedną rzecz, ale z czasem zauważysz poprawę.
Jeśli unikasz wykonania zadania, bo jego realizacja Cię przytłacza, podziel pracę nad nim na kilka mniejszych etapów. Dzięki temu, każdy zrealizowany etap zmotywuje Cię do dalszej pracy.
Jeśli Twoim problemem jest prokrastynacja, powinieneś zacząć określać priorytety. W tym celu musisz dzielić zadania, jakie masz do wykonania zgodnie z techniką Eisenhowera. Oznacza to, że musisz wymienić zadania ważne i pilne oraz zadania ważne, ale niepilne, a także zadania pilne, ale nieważne oraz zadania niepilne i nieważne.
W walce z prokrastynacją należy unikać odkładania obowiązków na kolejny dzień. Wymaga to dużo motywacji i samozaparcia, ale warto.
Walce z prokrastynacją nie sprzyja działanie pod presją czasu. Niektórzy z preferują taki styl pracy, ale w rzeczywistości, działanie pod presją czasu działa negatywnie na efektywność i jakość pracy.
Technika Pomodoro jest sprawdzonym sposobem walki z prokrastynacją. Na czym polega? Opiera się na wykonywaniu obowiązków zawodowych w blokach czasowych. Przykładowo 25 minut intensywnej pracy, po których następuje 5 minut przerwy. Technika Pomodoro pomaga skoncentrować się na wykonywanym zadaniu i zapewnia równocześnie chwilę odpoczynku.
Skoncentrowanie się na wykonywanych obowiązkach służbowych jest w wielu miejscach pracy wyjątkowo trudne. W zakładach pracy jest wiele rozpraszaczy. Do tego większość osób ma przy sobie telefon komórkowy lub współpracowników. Skutecznym sposobem walki z prokrastynacją jest również eliminacja z otoczenia rozpraszaczy. Umożliwia to lepsze skupienie się na wykonywanych zadaniach.
Wiele osób mających problem z prokrastynacją w miejscu zatrudnienia, przesuwa wykonywanie zadań z uwagi przed lękiem przed trudnościami z realizacją tych zadań. Tymczasem już samo przystąpienie do realizacji zadania sprawia, że zaczynamy je inaczej postrzegać, co motywuje do dalszego działania.
Co pomaga walczyć z prokrastynacją w pracy? Okazuje się, że nagrody. Osoby, które mają problem z prokrastynacją, powinny nagradzać się za każde wykonane zadanie. Nagrody nie muszą być wielkie. Może to być krótka przerwa, ulubiony owoc, czy filiżanka kawy.
Ustalanie planu dnia pomaga zapanować nad realizowanymi zadaniami. Dzięki planowaniu, masz możliwość ustalenia harmonogramu wykonywanych obowiązków i ustalenia hierarchii ich ważności. Dzięki temu łatwiej Ci będzie skupić się na priorytetowych zadaniach.
Walka z prokrastynacją w pracy nie powinna sprowadzać się do ciągłej pracy. Wręcz przeciwnie – równie ważny jest relaks i znalezienie chwili na przyjemności lub odpoczynek. Wskazane jest planowanie regularnych przerw. Równie ważny jest zdrowy sen i jego odpowiednia ilość.
Przyczyną prokrastynacji w wielu przypadkach jest również lęk przed porażką. Tymczasem nie ma sensu zamartwiać się na zapas. Inna sprawa, że każdy ma jakąś porażkę na koncie.
Osoby, które mają problem z prokrastynacją, nie powinny się tego wstydzić. Zamiast tego mogą porozmawiać z pracodawcą, przełożonym lub współpracownikami na ten temat. Warto prosić o wsparcie w ustalaniu priorytetów zadań, czy planowaniu pracy.
