Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa – podstawowe różnice

Coraz bardziej popularny outsourcing pracowniczy często mylony jest z pracą tymczasową. Należy jednak pamiętać, że PIP oraz ZUS dość mocno poddają kontroli tworzone przez przedsiębiorców umowy, aby wychwycić, czy w danym przypadku występuje faktyczny czy pozorny outsourcing pracowniczy. Z tego artykułu dowiesz się czym jest outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa.

1. Podstawa prawna

Outsourcing pracowniczy nie posiada regulacji w przepisach, zaś umowa outsourcingowa jest tzw. umową nienazwaną. Realizacja outsourcingu przebiega zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego. W tym celu zazwyczaj wykorzystuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia.

Pracę tymczasową reguluje prawo. W tym przypadku funkcjonuje ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Ustawa ta reguluje stosunki między podmiotami gospodarczymi.

W przypadku outsourcingu powierza się wykonywanie usług podmiotowi zewnętrznemu, natomiast w przypadku pracy tymczasowej należy uzgodnić warunki pracy pracowników tymczasowych u pracodawcy – użytkownika (zgodnie z art. 9 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

2. Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa – podmioty

Outsourcing pracowniczy określa podmioty jako zleceniodawcę i zleceniobiorcę, zaś w przypadku pracy tymczasowej jako agencję pracy tymczasowej i pracodawcę – użytkownika.

3. Zlecanie zadań

Przedsiębiorca, który zdecydował się na outsourcing, zlecanie zadań przekazuje zewnętrznemu usługodawcy. Zleceniodawca nie kontroluje wykonywania zadań, ale może jedynie określić swoje oczekiwania dotyczące efektów działania usługodawcy. Może on okresowo kontrolować działania usługodawcy. Jednak takie kontrole nie mogą przeobrazić się w stały nadzór nad outsourcerem i jego pracownikami.

4. Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa – kierownictwo

Formalnym i faktycznym pracodawcą pracowników wykonujących pracę na rzecz zleceniodawcy jest firma outsourcingowa. To właśnie ta firma zatrudnia pracowników i sprawuje nad nimi nadzór.

Jeśli zaś chodzi o pracę tymczasową, to pracownicy tymczasowi podlegają kierownictwu pracodawcy – użytkownika. To on organizuje zadania takim pracownikom oraz nadzoruje ich wykonywanie.

należy zauważyć, że kierownictwo jest kryterium, które jest najdokładniej badane podczas kontroli PIP czy ZUS.

5. Rodzaj wykonywanej pracy

Umowa outsourcingu przewiduje, że pracownicy firmy zewnętrznej mogą wykonywać każdy rodzaj pracy. Zupełnie inaczej jest w przypadku pracy tymczasowej. Ograniczenia te określa art. 8 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Takiemu pracownikowi nie można zlecić pracy:

  • szczególnie niebezpiecznej,
  • na stanowisku, na którym jest zatrudniony pracownik pracodawcy – użytkownika, w okresie uczestniczenia tego pracownika w strajku legalnym,
  • tego samego rodzaju, co praca wykonywana przez pracownika pracodawcy – użytkownika, z którym został rozwiązany stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego, jeżeli taka praca miałaby być wykonywana w jakiejkolwiek jednostce organizacyjnej pracodawcy użytkownika położonej w gminie, na terenie której znajduje się lub znajdowała się jednostka organizacyjna, w której był zatrudniony zwolniony pracownik,
  • wymagającej uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową lub przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej, których posiadanie wymaga uzyskania pozwolenia.

6. Ograniczenie czasowe

Czas zatrudniania pracowników zgodnie z zasadami outsourcingu nie ma żadnego ograniczenia.

W przypadku pracy tymczasowej art. 20 ustawy o zatrudnianiu  pracowników tymczasowych określa taki limit czasowy. Zgodnie z przepisami, dany pracownik tymczasowy może wykonywać pracę tymczasową na rzecz jednego pracodawcy –  użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Zatem pracownik tymczasowy może wykonywać pracę na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez 1,5 roku w ciągu 3 lat.

7. Wynagrodzenie za pracę

Firma outsourcingowa ma dowolność w określaniu wynagrodzenia pracowników. Musi jedynie uwzględnić minimalne wynagrodzenie za pracę czy minimalną stawkę godzinową.

W przypadku pracownika tymczasowego – jego wynagrodzenie musi odpowiadać wynagrodzeniu pracowników u pracodawcy – użytkownika.

8. Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa – konsekwencje łamania zasad

W przypadku kontroli PIP może dojść do wniosku, że zawartą już umowę o pracę czy umowę cywilnoprawną trzeba przekwalifikować na taką samą umowę, ale wykonywaną w trybie pracy tymczasowej. Takie działanie może spowodować finansowe konsekwencje zarówno dla outsourcera, jak i zleceniodawcy.

Jeśli zaś dana umowa jest podpisana z cudzoziemcą, a PIP dojdzie do wniosku, że outsourcing był wadliwy, może mieć to negatywne skutki w związku z dalszym pobytem cudzoziemca w Polsce.

Jeśli zaś podczas kontroli wyjdzie na jaw, że podmiot zamiast usług outsourcingu świadczy usługi pracy tymczasowej i nie ma wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, to może to skutkować nałożeniem na niego kary grzywny do 100 000 zł.

Outsourcing pracowniczy – czym jest i na czym polega?

Zadaniem właściciela firmy jest m.in. zadbanie o odpowiednio dobraną kadrę pracowniczą. Wykwalifikowani ludzie są bowiem podstawą poprawnego działania przedsiębiorstwa. Ponieważ rekrutacja pracowników pochłania sporą ilość czasu, a koszty związane z ich bezpośrednim zatrudnianiem wiążą się z dużymi wydatkami, wielu przedsiębiorców bardzo często decyduje się na outsourcing pracowniczy.

Czym jest outsourcing pracowniczy?

Outsourcing pracowniczy nie posiada definicji prawnej. Słowo „outsourcing” pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem terminu „outside-resource-using”. Oznacza on wydzielenie ze struktury firmy określonych funkcji, zadań i czynności i przekazanie ich do realizacji podmiotowi zewnętrznemu.

Outsourcing pracowniczy (inaczej leasing pracowniczy) jest rozwiązaniem, które pozwala na obniżenie kosztów i sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem. Najczęściej korzystają z niego duże firmy, które rekrutują spore ilości pracowników. Polega on na wynajęciu firmy zewnętrznej, która pomaga w wykonywaniu części obowiązków związanych z prowadzeniem firmy, w tym przypadku w zatrudnianiu ludzi do pracy. Wykwalifikowani w tym kierunku fachowcy, wynajęci do tego typu działań, zwracają uwagę bezpośrednio na pracowników oraz na ich relację z przedsiębiorstwem. Zdejmuje to z właścicieli firm obowiązki kadrowe. Outsourcing pracowniczy może być opłacalny nie tylko dla pracodawcy, ale również dla osób podejmujących zatrudnienie na tej zasadzie.

Kto realizuje usługi outsourcingu pracowniczego?

Leasing pracowniczy jest więc niczym innym jak wynajmem pracowników, których oddelegowuje się do wykonania konkretnych zadań. Należy pamiętać, że nie dotyczy on samego pracownika, ale wykonywanej przez niego pracy. Tak więc podstawą tego modelu są w tym przypadku konkretne usługi outsourcingowe, do których świadczenia zobowiązuje się zatrudniony.

Pozyskać ludzi do pracy na tej zasadzie można w dwojaki sposób. Można „wypożyczyć” ich od firmy outsourcingowej, czyli od innego przedsiębiorstwa, lub skorzystać z usług agencji zatrudnienia. Właściciele firm najczęściej decydują się na to drugie rozwiązanie.

Outsourcing pracowniczy to zadanie, którym parają się głównie agencje pośrednictwa pracy specjalizujące się w pozyskiwaniu i obsłudze kadrowej nowych pracowników. Przedsiębiorca decydujący się na powierzenie zadań tego typu firmie mianuje ją swoim pełnomocnikiem zrzucając z siebie spory ciężar obowiązków. Firma zajmująca się outsourcingiem będzie bowiem prowadziła rekrutację, podpisywała umowy w imieniu pracodawcy, wypłacała wynagrodzenia, pełniła kontrolę nad okresowymi badaniami pracowników, organizowała zastępstwa, przeprowadzała szkolenia oraz obsługiwała systemy motywacyjne.

Firmy działające w zakresie leasingu pracowniczego zajmują się więc kompleksową obsługą związaną z rekrutacją i dokumentacją pracowniczą. Jeśli więc przedsiębiorstwo jest duże i masowo zatrudnia ludzi do pracy, warto rozważyć rozwiązanie jakim jest outsourcing pracowniczy.

Outsourcing pracowników z Ukrainy

Wielu polskich przedsiębiorców, z powodu braku chętnych do pracy, decyduje się na zatrudnianie ludzi z zagranicy. Najczęściej są to pracownicy fizyczni, ale nierzadko zdarzają się również i wykwalifikowani specjaliści. Odpowiedzią na takie zapotrzebowanie może być outsourcing pracowników z Ukrainy.

Gdy przedsiębiorstwo decyduje się na zatrudnienie pracownika z zagranicy, często korzysta z usług firm zewnętrznych. Zazwyczaj są to profesjonalne agencje rekrutacyjne, które zajmują się leasingiem pracowników i odpowiadają za prawidłowy outsourcing pracowników z Ukrainy.

Outsourcing pracowników z Ukrainy – na czym polega?

Leasing pracowników z Ukrainy to wygodna dla przedsiębiorców forma zatrudniania ludzi ze Wschodu. Usługa ta polega na oddaniu zewnętrznej firmie zadań polegających na rekrutowaniu ludzi do pracy. Właściciel firmy składa zamówienie na osobę o określonym wykształceniu, doświadczeniu i predyspozycjach i na podstawie takiej dyspozycji firma zewnętrzna uruchamia rekrutację. Pośrednik, czyli najczęściej agencja pracy, odpowiedzialny jest również za uregulowanie wszystkich spraw dotyczących legalizacji pobytu i podjęcia pracy przez osobę z zagranicy. Pracownicy z Ukrainy są zatrudnieni na podstawie delegacji lub umowy eksportowej. Jest to tzw. umowa trójstronna zawierana między przedsiębiorstwem, agencją pracy tymczasowej i pracownikiem tymczasowym.

Dobór odpowiedniej kadry

Wśród Ukraińców znajduje się wiele osób o różnych umiejętnościach. Największą grupą są pracownicy niewykwalifikowani, którzy zazwyczaj doskonale sprawdzają się np. przy zbiorach owoców czy warzyw. Kolejną, równie liczną grupę, stanowią specjaliści: operatorzy koparek, kierowcy czy murarze. Mniej liczna grupa to Ukraińcy z wyższym wykształceniem, znający język polski. Ci mogą pracować np. na stanowiskach kierowniczych. Przedsiębiorca, który decyduje się na outsourcing pracowników z Ukrainy, wszelkie działania związane z rekrutacją przekazuje agencji pracy. Jest ona odpowiedzialna za dobór odpowiedniej kadry, koordynację przyjazdów pracowników, organizację zatrudniania pracowników, pomoc pracownikom w procesie wizowym (wizy pracownicze, wizy Schengen), uzyskanie niezbędnych dokumentów i zezwoleń wymaganych do podjęcia pracy w Polsce, pomoc w rejestracji do Urzędu Pracy, pomoc pracownikom w znalezieniu zakwaterowania i przygotowanie ich do podjęcia zatrudnienia.

Podsumowując, outsourcing pracowników z Ukrainy jest rozwiązaniem, które w możliwie najkrótszym czasie pozwoli przedsiębiorcy zdobyć zmotywowanych do pracy ludzi, a także zaoszczędzi pieniądze oraz czas. Dzięki leasingowi pracowników właściciel firmy nie musi martwić się również o żaden aspekt formalny związany z zatrudnianiem obcokrajowca. Outsourcing pracowników jest więc rozwiązaniem prostym, bardzo wygodnym oraz w pełni dostosowanym do potrzeb pracodawcy.

Outsourcing pracowników a kodeks pracy

Outsourcing pracowników a kodeks pracy to istotne kwestie, z którymi boryka się wielu przedsiębiorców chcących skorzystać z tej dość popularnej metody zatrudniania siły roboczej. Jest bardzo pomocnym oraz łatwym sposobem na znalezienie odpowiednich kandydatów na stanowiska. Potrafi również w znacznym stopniu optymalizować koszty danej firmy. Jednak przepisy praca tylko częściowo regulują ten typ współpracy. Niektóre jego aspekty funkcjonują jedynie w oparciu o zasadę swobody umów oraz orzecznictwo.

Przepisy kodeksu pracy przewidują rozwiązanie określane leasingiem pracowniczym. Zgodnie z art. 174 § 1 kodeksu pracy za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego. Podczas niego pracownik będzie wykonywał pracę u innego pracodawcy. Okres ustala się w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.

Z kolei wynajem pracowników odnosi się do zatrudnienia pracowników za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej. Reguluje to ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Limituje ona czas zatrudnienia konkretnego pracownika czy zleceniobiorcy u danego pracodawcy użytkownika.

Outsourcing pracowników a kodeks pracy

W obliczu coraz bardziej popularnego „wynajmowania” siły roboczej w życie wszedł tzw. outsourcing pracowników. Jest to przejście zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dokonane zgodnie z art. 231 kodeksu pracy. Tego typu rozwiązanie ma na celu dalsze korzystanie z pracy danego pracownika przez dotychczasowego pracodawcę. Ciężar związany z formalnym zatrudnieniem przeniesiony jest jednak na inny podmiot.

Umowy tego typu nie są jednak uregulowane prawnie, a wskazanie ich cech charakterystycznych opiera się na poglądach orzecznictwa i doktryny. Istota outsourcingu polega więc na wydzieleniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego określonych funkcji realizowanych przez to przedsiębiorstwo i przekazaniu ich do realizacji innym podmiotom gospodarczym (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2016 r., sygn. akt I PK 21/15).

„Pierwotny” pracodawca może zdecydować się na dwa rozwiązania:

  • outsourcing w znaczeniu węższym, który dotyczy wewnętrznych potrzeb przedsiębiorcy (np. obsługa płacowa, obsługa kadrowa, obsługa działu BHP lub IT),
  • outsourcing w znaczeniu szerszym, który dotyczy właściwej działalności przedsiębiorcy, czyli usług, których adresatem są klienci przedsiębiorcy.

Najczęściej wybierany outsourcing pracowników to ten o węższym zakresie.

Cechy umowy outsourcingu

Rozróżnienie umowy outsourcingu jest możliwe na podstawie wyroku Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2016 r., sygn. akt I PK 21/15. W tym wyroku Sąd wskazał na różnicę pomiędzy outsourcingiem pracowniczym, a zatrudnianiem pracowników własnych lub świadczeniem pracy przez pracowników tymczasowych.

Jak jest podstawowa cecha, która odróżnia outsourcing pracowniczy od pozostałych umów? Brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu, u którego takie usługi lub praca są wykonywane. W tego typu umowie konieczne jest zawarcie jednoznacznych postanowień. Musi z nich wynikać, że brak jest podporządkowania pomiędzy pracownikami firmy zewnętrznej a przedsiębiorcą. W dokumencie powinny się znaleźć wyraźnie doprecyzowane kwestie dotyczące tego, że nadzór oraz kierownictwo nad pracownikami firmy zewnętrznej sprawuje firma zewnętrzna. Należy również jasno ustalić, że firma zewnętrzna ponosi odpowiedzialność za efekt swoich działań.

Przedsiębiorca nie powinien mieć uprawnień do wydawania konkretnych instrukcji dotyczących sposobu wykonywania poszczególnych zadań. Tym powinna się zajmować bowiem wyłącznie firma zewnętrzna.

Istotną kwestią jest także to, że umowa outsourcingu może wymuszać na przedsiębiorcy udostępnienie firmie zewnętrznej informacji o charakterze poufnym. Dlatego też należy pamiętać, aby w dokumencie zawrzeć postanowienie dotyczące zobowiązania firmy zewnętrznej do zachowania poufności.

Podczas konstruowania umowy outsourcingu należy pamiętać również o nowelizacji z dnia 13 czerwca 2017 roku ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która przez dodanie art. 38a w razie sporu dotyczącego ustalania płatnika składek (rzeczywistego pracodawcy) wprowadziła możliwość wydawania przez ZUS rozstrzygającej decyzji administracyjnej. Kompetencje do rozwiązywania tego typu sporów posiadały do tej pory jedynie sądy. Przyjmijmy, że nowy pracodawca zatrudniający formalnie pracowników zacznie mieć kłopoty z regulowaniem zobowiązań publicznoprawnych. Wtedy organy dochodzące tych należności będą miały możliwość uzyskania zaległych składek od pracodawcy korzystającego z pracy „wynajmowanych” pracowników.

Należy ściśle przestrzegać zasad współpracy prowadzonej na podstawie umowy outsourcingu. W przeciwnym bowiem razie istnieje możliwość oskarżenia stron o to, że umowa ta ma charakter pozorny. Podejrzenie może być takie, że została zawarta jedynie w celu obejścia przepisów o zatrudnieniu pracowników tymczasowych. Wiąże się to z szeregiem niekorzystnych konsekwencji.

Outsourcing pracowniczy – zalety i wady

Rozwiązanie jakim jest outsourcing pracowniczy posiada wiele zalet. Tego typu współpraca pozwala właścicielowi firmy na zdjęcie z siebie odpowiedzialności związanej z szukaniem ludzi do pracy, obniża koszty rekrutacji i pozwala sprawniej zarządzać przedsiębiorstwem. Leasing pracowniczy ma jednak również swoje wady.

Outsourcing pracowniczy – zalety

Podstawową korzyścią płynącą z wynajęcia firmy zewnętrznej, która będzie zajmowała się rekrutowaniem pracowników jest przede wszystkim obniżenie kosztów związanych z rekrutacją. Agencje pośrednictwa pracy, którym najczęściej zleca się outsourcing pracowniczy, zazwyczaj posiadają bazy swoich pracowników, a dodatkowo prowadzą kilka rekrutacji jednocześnie, co pozwala na zminimalizowanie kosztów. Usługi agencji pracy tymczasowej kwalifikowane są jako koszty zewnętrzne, a nie stałe koszty pracy, co stanowi dużą oszczędność dla przedsiębiorstwa.

Kolejnym plusem jest to, że proces rekrutacji przebiega w sprawny i bardziej efektywny sposób. Dzieje się tak dlatego, że firmy zajmujące się outsourcingiem pracowniczym posiadają profesjonalną wiedzę w tym zakresie.

Niewątpliwą korzyścią dla przedsiębiorcy, który zdecydował się na outsourcing pracowniczy jest również spora oszczędność czasu. Nie musi on bowiem osobiście zajmować się znalezieniem odpowiedniego człowieka do pracy, a zajmują się tym specjaliści z agencji. To oni są odpowiedzialni za wybranie osoby, której kwalifikacje jak najpełniej odpowiadają wymaganiom danego pracodawcy.

Zaletą wynajmowania pracowników jest także ulepszenie organizacji pracy. Przedsiębiorstwo, które korzysta z usług firmy zewnętrznej nie musi bowiem zajmować się sprawami administracyjnymi. Obowiązek prowadzenia odpowiedniej dokumentacji kadrowo-płacowej spada bowiem na agencję.

Outsourcing pracowniczy może być korzystny nie tylko dla właściciela firmy, ale również dla pracownika. Dzięki temu, że korzysta on z usług agencji zatrudnienia, ma duże szanse na znalezienie pracy, która w 100 procentach będzie odpowiadała jego kompetencjom. Daje to również pracownikowi spore możliwości rozwoju i odpowiednie warunki do zdobywania nowych umiejętności.

Wady outsourcingu pracowniczego

Ryzykiem, jakie niesie ze sobą system pośredniego zatrudniania pracowników, jest negatywny wpływ na integrację ludzi w firmie. Częste rotacje mogą powodować niestabilność zespołu oraz stanowić problem komunikacyjny między stałymi i wynajętymi pracownikami. Taka sytuacja może obniżać również efektywność wykonywanych przez nich zadań.

Outsourcing pracowniczy może powodować także brak identyfikacji pracownika z firmą. Wynajęta osoba wie, że swoje obowiązki będzie wykonywała jedynie przez określony czas, co może odbijać się na poziomie jego zaangażowania.

Leasing pracowników niesie również ryzyko wydostania się informacji poufnych poza przedsiębiorstwo.

Inną wadą korzystania z usług firm rekrutujących jest brak bezpośredniej styczności przedsiębiorcy z nowym pracownikiem. Przyjęta do pracy osoba może odczuwać dyskomfort. Odpowiada bowiem zarówno przed właścicielem firmy, jak i przed agencją pracy tymczasowej, która go rekrutuje.

Podsumowując, zanim przedsiębiorca zdecyduje się na outsourcing pracowniczy, powinien rozważyć zarówno zalety, jak i wady tego typu rozwiązania oraz podjąć przemyślaną decyzję. I chociaż więcej przemawia za podjęciem tego kroku, należy poznać też drugą stronę medalu.