Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa – podstawowe różnice

Coraz bardziej popularny outsourcing pracowniczy często mylony jest z pracą tymczasową. Należy jednak pamiętać, że PIP oraz ZUS dość mocno poddają kontroli tworzone przez przedsiębiorców umowy, aby wychwycić, czy w danym przypadku występuje faktyczny czy pozorny outsourcing pracowniczy. Z tego artykułu dowiesz się czym jest outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa.

1. Podstawa prawna

Outsourcing pracowniczy nie posiada regulacji w przepisach, zaś umowa outsourcingowa jest tzw. umową nienazwaną. Realizacja outsourcingu przebiega zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego. W tym celu zazwyczaj wykorzystuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia.

Pracę tymczasową reguluje prawo. W tym przypadku funkcjonuje ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Ustawa ta reguluje stosunki między podmiotami gospodarczymi.

W przypadku outsourcingu powierza się wykonywanie usług podmiotowi zewnętrznemu, natomiast w przypadku pracy tymczasowej należy uzgodnić warunki pracy pracowników tymczasowych u pracodawcy – użytkownika (zgodnie z art. 9 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

2. Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa – podmioty

Outsourcing pracowniczy określa podmioty jako zleceniodawcę i zleceniobiorcę, zaś w przypadku pracy tymczasowej jako agencję pracy tymczasowej i pracodawcę – użytkownika.

3. Zlecanie zadań

Przedsiębiorca, który zdecydował się na outsourcing, zlecanie zadań przekazuje zewnętrznemu usługodawcy. Zleceniodawca nie kontroluje wykonywania zadań, ale może jedynie określić swoje oczekiwania dotyczące efektów działania usługodawcy. Może on okresowo kontrolować działania usługodawcy. Jednak takie kontrole nie mogą przeobrazić się w stały nadzór nad outsourcerem i jego pracownikami.

4. Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa – kierownictwo

Formalnym i faktycznym pracodawcą pracowników wykonujących pracę na rzecz zleceniodawcy jest firma outsourcingowa. To właśnie ta firma zatrudnia pracowników i sprawuje nad nimi nadzór.

Jeśli zaś chodzi o pracę tymczasową, to pracownicy tymczasowi podlegają kierownictwu pracodawcy – użytkownika. To on organizuje zadania takim pracownikom oraz nadzoruje ich wykonywanie.

należy zauważyć, że kierownictwo jest kryterium, które jest najdokładniej badane podczas kontroli PIP czy ZUS.

5. Rodzaj wykonywanej pracy

Umowa outsourcingu przewiduje, że pracownicy firmy zewnętrznej mogą wykonywać każdy rodzaj pracy. Zupełnie inaczej jest w przypadku pracy tymczasowej. Ograniczenia te określa art. 8 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Takiemu pracownikowi nie można zlecić pracy:

  • szczególnie niebezpiecznej,
  • na stanowisku, na którym jest zatrudniony pracownik pracodawcy – użytkownika, w okresie uczestniczenia tego pracownika w strajku legalnym,
  • tego samego rodzaju, co praca wykonywana przez pracownika pracodawcy – użytkownika, z którym został rozwiązany stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego, jeżeli taka praca miałaby być wykonywana w jakiejkolwiek jednostce organizacyjnej pracodawcy użytkownika położonej w gminie, na terenie której znajduje się lub znajdowała się jednostka organizacyjna, w której był zatrudniony zwolniony pracownik,
  • wymagającej uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową lub przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej, których posiadanie wymaga uzyskania pozwolenia.

6. Ograniczenie czasowe

Czas zatrudniania pracowników zgodnie z zasadami outsourcingu nie ma żadnego ograniczenia.

W przypadku pracy tymczasowej art. 20 ustawy o zatrudnianiu  pracowników tymczasowych określa taki limit czasowy. Zgodnie z przepisami, dany pracownik tymczasowy może wykonywać pracę tymczasową na rzecz jednego pracodawcy –  użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Zatem pracownik tymczasowy może wykonywać pracę na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez 1,5 roku w ciągu 3 lat.

7. Wynagrodzenie za pracę

Firma outsourcingowa ma dowolność w określaniu wynagrodzenia pracowników. Musi jedynie uwzględnić minimalne wynagrodzenie za pracę czy minimalną stawkę godzinową.

W przypadku pracownika tymczasowego – jego wynagrodzenie musi odpowiadać wynagrodzeniu pracowników u pracodawcy – użytkownika.

8. Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa – konsekwencje łamania zasad

W przypadku kontroli PIP może dojść do wniosku, że zawartą już umowę o pracę czy umowę cywilnoprawną trzeba przekwalifikować na taką samą umowę, ale wykonywaną w trybie pracy tymczasowej. Takie działanie może spowodować finansowe konsekwencje zarówno dla outsourcera, jak i zleceniodawcy.

Jeśli zaś dana umowa jest podpisana z cudzoziemcą, a PIP dojdzie do wniosku, że outsourcing był wadliwy, może mieć to negatywne skutki w związku z dalszym pobytem cudzoziemca w Polsce.

Jeśli zaś podczas kontroli wyjdzie na jaw, że podmiot zamiast usług outsourcingu świadczy usługi pracy tymczasowej i nie ma wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, to może to skutkować nałożeniem na niego kary grzywny do 100 000 zł.

Outsourcing pracowników z Ukrainy

Wielu polskich przedsiębiorców, z powodu braku chętnych do pracy, decyduje się na zatrudnianie ludzi z zagranicy. Najczęściej są to pracownicy fizyczni, ale nierzadko zdarzają się również i wykwalifikowani specjaliści. Odpowiedzią na takie zapotrzebowanie może być outsourcing pracowników z Ukrainy.

Gdy przedsiębiorstwo decyduje się na zatrudnienie pracownika z zagranicy, często korzysta z usług firm zewnętrznych. Zazwyczaj są to profesjonalne agencje rekrutacyjne, które zajmują się leasingiem pracowników i odpowiadają za prawidłowy outsourcing pracowników z Ukrainy.

Outsourcing pracowników z Ukrainy – na czym polega?

Leasing pracowników z Ukrainy to wygodna dla przedsiębiorców forma zatrudniania ludzi ze Wschodu. Usługa ta polega na oddaniu zewnętrznej firmie zadań polegających na rekrutowaniu ludzi do pracy. Właściciel firmy składa zamówienie na osobę o określonym wykształceniu, doświadczeniu i predyspozycjach i na podstawie takiej dyspozycji firma zewnętrzna uruchamia rekrutację. Pośrednik, czyli najczęściej agencja pracy, odpowiedzialny jest również za uregulowanie wszystkich spraw dotyczących legalizacji pobytu i podjęcia pracy przez osobę z zagranicy. Pracownicy z Ukrainy są zatrudnieni na podstawie delegacji lub umowy eksportowej. Jest to tzw. umowa trójstronna zawierana między przedsiębiorstwem, agencją pracy tymczasowej i pracownikiem tymczasowym.

Dobór odpowiedniej kadry

Wśród Ukraińców znajduje się wiele osób o różnych umiejętnościach. Największą grupą są pracownicy niewykwalifikowani, którzy zazwyczaj doskonale sprawdzają się np. przy zbiorach owoców czy warzyw. Kolejną, równie liczną grupę, stanowią specjaliści: operatorzy koparek, kierowcy czy murarze. Mniej liczna grupa to Ukraińcy z wyższym wykształceniem, znający język polski. Ci mogą pracować np. na stanowiskach kierowniczych. Przedsiębiorca, który decyduje się na outsourcing pracowników z Ukrainy, wszelkie działania związane z rekrutacją przekazuje agencji pracy. Jest ona odpowiedzialna za dobór odpowiedniej kadry, koordynację przyjazdów pracowników, organizację zatrudniania pracowników, pomoc pracownikom w procesie wizowym (wizy pracownicze, wizy Schengen), uzyskanie niezbędnych dokumentów i zezwoleń wymaganych do podjęcia pracy w Polsce, pomoc w rejestracji do Urzędu Pracy, pomoc pracownikom w znalezieniu zakwaterowania i przygotowanie ich do podjęcia zatrudnienia.

Podsumowując, outsourcing pracowników z Ukrainy jest rozwiązaniem, które w możliwie najkrótszym czasie pozwoli przedsiębiorcy zdobyć zmotywowanych do pracy ludzi, a także zaoszczędzi pieniądze oraz czas. Dzięki leasingowi pracowników właściciel firmy nie musi martwić się również o żaden aspekt formalny związany z zatrudnianiem obcokrajowca. Outsourcing pracowników jest więc rozwiązaniem prostym, bardzo wygodnym oraz w pełni dostosowanym do potrzeb pracodawcy.

Outsourcing pracowników a kodeks pracy

Outsourcing pracowników a kodeks pracy to istotne kwestie, z którymi boryka się wielu przedsiębiorców chcących skorzystać z tej dość popularnej metody zatrudniania siły roboczej. Jest bardzo pomocnym oraz łatwym sposobem na znalezienie odpowiednich kandydatów na stanowiska. Potrafi również w znacznym stopniu optymalizować koszty danej firmy. Jednak przepisy praca tylko częściowo regulują ten typ współpracy. Niektóre jego aspekty funkcjonują jedynie w oparciu o zasadę swobody umów oraz orzecznictwo.

Przepisy kodeksu pracy przewidują rozwiązanie określane leasingiem pracowniczym. Zgodnie z art. 174 § 1 kodeksu pracy za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego. Podczas niego pracownik będzie wykonywał pracę u innego pracodawcy. Okres ustala się w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.

Z kolei wynajem pracowników odnosi się do zatrudnienia pracowników za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej. Reguluje to ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Limituje ona czas zatrudnienia konkretnego pracownika czy zleceniobiorcy u danego pracodawcy użytkownika.

Outsourcing pracowników a kodeks pracy

W obliczu coraz bardziej popularnego „wynajmowania” siły roboczej w życie wszedł tzw. outsourcing pracowników. Jest to przejście zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dokonane zgodnie z art. 231 kodeksu pracy. Tego typu rozwiązanie ma na celu dalsze korzystanie z pracy danego pracownika przez dotychczasowego pracodawcę. Ciężar związany z formalnym zatrudnieniem przeniesiony jest jednak na inny podmiot.

Umowy tego typu nie są jednak uregulowane prawnie, a wskazanie ich cech charakterystycznych opiera się na poglądach orzecznictwa i doktryny. Istota outsourcingu polega więc na wydzieleniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego określonych funkcji realizowanych przez to przedsiębiorstwo i przekazaniu ich do realizacji innym podmiotom gospodarczym (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2016 r., sygn. akt I PK 21/15).

„Pierwotny” pracodawca może zdecydować się na dwa rozwiązania:

  • outsourcing w znaczeniu węższym, który dotyczy wewnętrznych potrzeb przedsiębiorcy (np. obsługa płacowa, obsługa kadrowa, obsługa działu BHP lub IT),
  • outsourcing w znaczeniu szerszym, który dotyczy właściwej działalności przedsiębiorcy, czyli usług, których adresatem są klienci przedsiębiorcy.

Najczęściej wybierany outsourcing pracowników to ten o węższym zakresie.

Cechy umowy outsourcingu

Rozróżnienie umowy outsourcingu jest możliwe na podstawie wyroku Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2016 r., sygn. akt I PK 21/15. W tym wyroku Sąd wskazał na różnicę pomiędzy outsourcingiem pracowniczym, a zatrudnianiem pracowników własnych lub świadczeniem pracy przez pracowników tymczasowych.

Jak jest podstawowa cecha, która odróżnia outsourcing pracowniczy od pozostałych umów? Brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu, u którego takie usługi lub praca są wykonywane. W tego typu umowie konieczne jest zawarcie jednoznacznych postanowień. Musi z nich wynikać, że brak jest podporządkowania pomiędzy pracownikami firmy zewnętrznej a przedsiębiorcą. W dokumencie powinny się znaleźć wyraźnie doprecyzowane kwestie dotyczące tego, że nadzór oraz kierownictwo nad pracownikami firmy zewnętrznej sprawuje firma zewnętrzna. Należy również jasno ustalić, że firma zewnętrzna ponosi odpowiedzialność za efekt swoich działań.

Przedsiębiorca nie powinien mieć uprawnień do wydawania konkretnych instrukcji dotyczących sposobu wykonywania poszczególnych zadań. Tym powinna się zajmować bowiem wyłącznie firma zewnętrzna.

Istotną kwestią jest także to, że umowa outsourcingu może wymuszać na przedsiębiorcy udostępnienie firmie zewnętrznej informacji o charakterze poufnym. Dlatego też należy pamiętać, aby w dokumencie zawrzeć postanowienie dotyczące zobowiązania firmy zewnętrznej do zachowania poufności.

Podczas konstruowania umowy outsourcingu należy pamiętać również o nowelizacji z dnia 13 czerwca 2017 roku ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która przez dodanie art. 38a w razie sporu dotyczącego ustalania płatnika składek (rzeczywistego pracodawcy) wprowadziła możliwość wydawania przez ZUS rozstrzygającej decyzji administracyjnej. Kompetencje do rozwiązywania tego typu sporów posiadały do tej pory jedynie sądy. Przyjmijmy, że nowy pracodawca zatrudniający formalnie pracowników zacznie mieć kłopoty z regulowaniem zobowiązań publicznoprawnych. Wtedy organy dochodzące tych należności będą miały możliwość uzyskania zaległych składek od pracodawcy korzystającego z pracy „wynajmowanych” pracowników.

Należy ściśle przestrzegać zasad współpracy prowadzonej na podstawie umowy outsourcingu. W przeciwnym bowiem razie istnieje możliwość oskarżenia stron o to, że umowa ta ma charakter pozorny. Podejrzenie może być takie, że została zawarta jedynie w celu obejścia przepisów o zatrudnieniu pracowników tymczasowych. Wiąże się to z szeregiem niekorzystnych konsekwencji.

Outsourcing pracowników – czy jest dla Ciebie?

Coraz bardziej popularny wśród właścicieli firm outsourcing pracowników, stał się również pewnego rodzaju modą. Aby skorzystać z tego rozwiązania, nie trzeba się specjalnie ograniczać. Dotyczy to praktycznie każdego działu branży produkcyjnej – logistyki, produkcji, zaopatrzenia, zarządzania finansami, obsługi klienta czy sprzątania. Jednak po outsourcing pracowników sięgają już nie tylko właściciele firm zajmujących się produkcją. Na tego typu rozwiązanie coraz częściej decydują się także wielkie korporacje. O tym, czy outsourcing pracowniczy jest odpowiedni również dla Ciebie, dowiesz się z poniższego artykułu.

Czym jest outsourcing pracowników?

Aby odpowiedzieć sobie na pytanie, czy usługę outsourcingu możesz wykorzystać także w swojej firmie, musisz najpierw wiedzieć, czym jest i na czym polega to rozwiązanie.

Outsourcing pracowników jest regulowany przez kodeks pracy, a dokładniej art. 231, w którym jest mowa o fuzji czy przejęciu firmy. Według tego przepisu, gdy w grę wchodzi akwizycja zakładu pracy, to nowy właściciel staje się stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Mówiąc prościej – wraz ze składnikami materialnymi przejmuje on niejako pracowników kupionej organizacji. Natomiast za zobowiązania, które wynikają ze stosunku pracy i które powstały przed dokonaniem przejęcia organizacji, odpowiadają solidarnie dotychczasowy i nowy pracodawca.

Jeśli zaś chodzi konkretnie o outsourcing pracowników, to ma on miejsce wtedy, gdy dotychczasowy właściciel firmy przekazuje swoich pracowników nowemu właścicielowi firmy. Rozwiązanie polega na przekazaniu funkcji kadrowych do realizacji firmie zewnętrznej, którą zwykle jest agencja pracy.

Outsourcing pracowników – zadania firmy zewnętrznej

Do najczęstszych zadań, które właściciel przedsiębiorstwa, decydujący się na outsourcing, może zlecić firmie zewnętrznej są:

  • przeprowadzanie rekrutacji,
  • podpisywanie umów z pracownikami w imieniu właściwego pracodawcy,
  • wypłacanie wynagrodzeń,
  • wysyłanie pracowników na okresowe badania,
  • organizowanie ewentualnych zastępstw,
  • przeprowadzanie szkoleń dla pracowników,
  • wdrażanie systemów motywacyjnych.

Zalety i wady outsourcingu pracowników

Zanim zdecydujesz się na rozwiązanie jakim jest outsourcing pracowników, musisz wiedzieć, że ma on swoje zalety, ale również i wady.

Do podstawowych korzyści, które uzyskasz, gdy wynajmiesz firmę zewnętrzną, są: obniżenie kosztów rekrutacji, usprawnienie procesu rekrutacji, dostęp do profesjonalnej wiedzy m.in. dotyczącej aktualnych trendów na rynku pracy, możliwość pozyskania wykwalifikowanych specjalistów.

Negatywne aspekty outsourcingu to: brak bezpośredniego kontaktu z pracownikiem praktycznie na każdym z etapów jego pracy – na etapie zatrudniania, motywowania czy szkolenia, a przy tym brak możliwości bezpośredniego śledzenia rozwoju potencjału zatrudnionego pracownika, niski poziom utożsamienia pracownika z firmą.

Czy powinieneś zdecydować się na outsourcing pracowników?

Gdy już posiadasz wiedzę na temat tego, czym jest outsourcing, na czym polega oraz jakie są jego zalety i wady, możesz odpowiedzieć sobie na pytanie – czy to rozwiązanie jest dla Ciebie?

Ważną kwestią jest jeszcze to, czy posiadasz małą, czy większą firmę. Przy prowadzeniu małego przedsiębiorstwa nie opłaca się korzystać z usług agencji pracy w celu pozyskiwania pracowników oraz zarządzania nimi. Tego typu rozwiązanie bardziej przyda się w dużej korporacji, w której procesy kadrowe przeprowadzane są w sposób masowy. Przy dużej liczbie pracowników rekruter i tak nie jest w stanie utrzymać więzi z każdą wprowadzaną do firmy osobą. Dlatego też nie ma zbytniego ryzyka w postaci braku utrzymania bliższych relacji. W przypadku małej firmy bezpośredni kontakt pracownik – pracodawca jest raczej wskazany, dlatego lepiej jest prowadzić rekrutację samodzielnie.

Jeśli jednak masz małą firmę i koniecznie chcesz skorzystać z usługi outsourcingu pracowników, to możesz wybrać pośrednie rozwiązanie. Firma zewnętrzna może zająć się jedynie częścią procesu rekrutacji, więc w tym przypadku oszczędzasz na związanych z tym kosztach. Ty przejmujesz dalszą część zadania, czyli sam wybierasz odpowiednich kandydatów i przeprowadzasz z nimi ostateczne rozmowy oraz podpisujesz umowy, dzięki czemu możesz nawiązać z nim bliższe relacje.