Problemy firm zatrudniających cudzoziemców można w prosty sposób rozwiązać. Wymaga to jednak od przedsiębiorców pewnego zaangażowania w proces zatrudnienia obcokrajowców lub nawiązanie współpracy z agencją pracy, która specjalizuje się w legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce.
Rośnie liczba cudzoziemców przyjeżdżających do naszego kraju w celach zarobkowych. Dotyczy to nie tylko sąsiadów zza wschodniej granicy Polski, ale również Azjatów, mieszkańców Ameryki Łacińskiej, a coraz częściej również obcokrajowców pochodzących z Afryki. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego, we wrześniu minionego roku w Polsce legalnie zatrudnionych było 1,1 mln obcokrajowców. Większość stanowią Ukraińcy, ale w znaczącym tempie rośnie liczba pracujących w Polsce Azjatów – zwłaszcza mieszkańcom Indii. W pierwszej połowie zeszłego roku wydano im aż 23374 pozwoleń na pracę. W tym samym okresie mieszkańcom Uzbekistanu wydano 14358 pozwoleń, a Turkom – 13926. Skąd bierze się popularność Polski wśród obcokrajowców? Cudzoziemcy wybierają Polskę, bo mogą zdobyć tutaj zatrudnienie w różnych branżach za rozsądne pieniądze. Z kolei przedsiębiorcy coraz chętniej dają pracę obcokrajowcom, bo Ci uzupełniają braki kadrowe, których Polacy nie są w stanie wypełnić. Wzrost liczby pracujących cudzoziemców w Polsce nie oznacza, że przedsiębiorcy nie napotykają na swojej drodze żadnych problemów. Wręcz przeciwnie – dla niedoświadczonych właścicieli firm, proces legalnego zatrudnienia może być dużym wyzwaniem.
Nieznajomość przepisów dotyczących zatrudnienia pracowników
Wyzwaniem dla większości przedsiębiorców w Polsce jest znajomość przepisów regulujących kwestie dotyczące zatrudnienia obcokrajowców w kraju. Właściciel firmy musi przestrzegać podczas zatrudnienia cudzoziemców wielu aktów prawa, w tym między innymi ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, Kodeksu pracy, ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, a także licznych rozporządzeń wykonawczych. Mnogość aktów prawa regulujących kwestie zatrudnienia cudzoziemców sprawia trudność niedoświadczonym przedsiębiorcom. Dodatkowym problemem jest niejasność regulacji i zmieniające się prawo. Łatwo wtedy o błędy, a pomyłki słono kosztują.
Brak dostępu do cudzoziemców posiadających odpowiednie kompetencje
Utrudnieniem firm zatrudniających cudzoziemców jest brak dostępu do obywateli innych krajów, którzy posiadają umiejętności niezbędne do wykonywania obowiązków na określonym stanowisku. Problem ten wynika z kilku czynników. Po pierwsze, nawiązanie kontaktu cudzoziemca z pracodawcą jest wbrew pozorom utrudnione. Pracodawcy, którzy chcą dać zatrudnienie obcokrajowcom zmuszeni są tworzyć treści ogłoszeń w języku zrozumiałym dla nich – najczęściej po angielsku. Jednak najpierw muszą z wakatem do nich dotrzeć. Mało obcokrajowców bierze udział w rekrutacjach poprzez wysłanie aplikacji w odpowiedzi na zamieszczoną ofertę pracy w serwisie ogłoszeniowym. Pewnym rozwiązaniem dla firm może być poszukiwanie pracownika w social mediach, np. w serwisie LinkedIn. O ile w przypadku specjalistów jest to dobra metoda pozyskania pracowników, o tyle w odniesieniu do pracowników niskiego szczebla jest ona nieefektywna.
– Rozwiązaniem problemu przedsiębiorców jest niewątpliwie współpraca z agencją pracy, która specjalizuje się w legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce. Specjaliści z tego typu agencji nie tylko doskonale znają przepisy regulujące kwestie zatrudnienia w kraju obywateli z innych państw, ale posiadają dostęp do bazy poszukujących pracy obcokrajowców, wśród których z pewnością znajdują się ci, którzy idealnie odpowiadają wymogom danego przedsiębiorcy. Jeśli okaże się, że agencja pracy nie posiada aktualnie w bazie takich pracowników, rozpoczyna rekrutacje w swoich oddziałach zlokalizowanych poza Polską – wyjaśnia ekspert agencji pracy Worksol.
Niezgodność dokumentu legalizującego pracę z warunkami na umowie
Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają cudzoziemców powinni wiedzieć, że ich obowiązkiem jest zapewnienie pracownikom-obcokrajowcom warunków zatrudnienia identycznych do tych, które zostały wskazane w treści wydanego zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy. Tymczasem częstym błędem przedsiębiorców jest niezgodność dokumentu legalizującego pracę z warunkami zatrudnienia wskazanymi w umowie.
– Właściciel firmy musi sprawdzać zgodność dokumentów legalizujących pracę cudzoziemców z warunkami wskazanymi na umowie. Co do zasady wszystkie zmiany dotyczące warunków pracy i wynagradzania obcokrajowców wiążą się z koniecznością uzyskania dla zatrudnionego nowego zezwolenia na pracę albo oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Od tej zasady prawo przewidziało oczywiście kilka wyjątków. Współpraca z agencją pracy jest dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców. Dzięki jej usługom pracodawcy nie muszą martwić się o aktualizację dokumentacji lub weryfikację zgodności dokumentów legalizujących pracę z warunkami na umowie – wyjaśnia ekspert ds. HR z agencji pracy Worksol.
Brak tłumaczeń i kserokopii dokumentacji
Pracodawcy zobowiązani są do przechowywania kserokopii i tłumaczeń na język polski określonej dokumentacji pracowniczej zatrudnionego w firmie cudzoziemca. Oczywiście dokumenty te muszą być zgodne ze stanem faktycznym. Pracodawca musi je przechowywać przez cały okres zatrudnienia obcokrajowca w firmie. Niestety w wielu przedsiębiorstwach odnotowuje się braki przetłumaczonych umów, a nawet kserokopii dokumentacji.
– Brak tłumaczeń i kserokopii dokumentacji pracowniczej cudzoziemców może skutkować negatywnymi konsekwencjami w przypadku kontroli PIP, a także utrudniać komunikację z pracownikami, którzy mogą nie znać języka polskiego lub stosowanego w firmie języka. Zgodność z przepisami oraz kompletna dokumentacja pomagają przedsiębiorcy uniknąć potencjalnych problemów prawnych i administracyjnych. Dlatego ważne jest, aby przedsiębiorstwo miało skuteczne procedury w zakresie zarządzania dokumentacją pracowniczą, w tym tłumaczeniami i kserokopiami dokumentów. Warto pamiętać, że współpracując z agencją pracy, przedsiębiorca przerzuca na nią ciężar obowiązków związanych z dokumentacją pracowniczą obcokrajowców – dodaje specjalista ds. HR z Worksol.
Brak nadzoru nad dokumentacją pracowniczą
Nadzór nad dokumentacją pracowniczą zatrudnionych w firmie cudzoziemców jest istotnym elementem zarządzania personelem i obowiązkiem każdego właściciela firmy. Prawo wskazuje dokumenty, które pracodawca musi przechowywać i utrzymywać przez określony czas w odniesieniu do cudzoziemców zatrudnionych w danej firmie. Tymczasem w wielu przedsiębiorstwach problemem jest brak lub niewystarczający nadzór nad dokumentacją prawniczą. Dochodzi wówczas do sytuacji, kiedy okazuje się, że zezwolenie na pracę obcokrajowca jest już nieaktualne i nie może on legalnie świadczyć obowiązków służbowych. Taka sytuacja jest kłopotliwa zarówno dla przedsiębiorcy, jak i zatrudnionego.
Niedostateczna weryfikacja dokumentacji cudzoziemców
Kolejnym wyzwaniem dla firm jest weryfikacja dokumentacji cudzoziemców. Przedsiębiorcy stosunkowo często niedostatecznie sprawdzają, a czasem wręcz pomijają proces weryfikacji legalności pobytu obcokrajowców w Polsce. Dotyczy to zwłaszcza obywateli państw zza wschodniej granicy. Tymczasem nielegalne jest zatrudnienie cudzoziemca, który nie posiada zezwolenia na pobyt i pracę.
Czym jest nielegalne zatrudnienie
Zgodnie z art. 2 ust.1 pkt 22a ustawy dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, powierzenie cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy oznacza „powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi, który nie jest uprawniony do wykonywania pracy w rozumieniu art. 87 ust. 1 lub nie posiada odpowiedniego zezwolenia na pracę, nie będąc zwolnionym na podstawie przepisów szczególnych z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, lub którego podstawa pobytu nie uprawnia do wykonywania pracy, lub który wykonuje pracę na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w odpowiednim zezwoleniu na pracę, z zastrzeżeniem art. 88f ust. 1a-1c lub art. 88s ust. 1 i 2, lub który wykonuje pracę na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pobyt czasowy, o którym mowa w art. 114, art. 126, art. 127 lub art. 142 ust. 3, z zastrzeżeniem art. 119 i art. 135 ust. 3 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, chyba że przepisy prawa dopuszczają ich zmianę, lub bez zawarcia umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej w wymaganej formie”.
Drogie błędy pracodawców
Nielegalne zatrudnienie obcokrajowca wiąże się z karą grzywny. Odpowiedzialność ponosi zarówno zatrudniony cudzoziemiec, jak i przedsiębiorca. W przypadku pracodawcy, kara grzywny wynosi od 1000 zł do 30 000 zł. Warto dodać, że zgodnie z art. 120 ust. 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy „kto za pomocą wprowadzenia cudzoziemca w błąd, wyzyskania błędu, wykorzystania zależności służbowej lub niezdolności do należytego pojmowania przedsiębranego działania doprowadza cudzoziemca do nielegalnego wykonywania pracy, podlega karze grzywny od 3000 zł do 30 000 zł”. Właściciel firmy może ponieść również odpowiedzialność karną. Zgodnie z art. 264a §1 Kodeksu karnego, „kto, w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej, umożliwia lub ułatwia innej osobie pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wbrew przepisom, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5”. Jak można zauważyć, właściciel firmy, zatrudniając nielegalnie obcokrajowca sporo ryzykuje. Korzystając z usług agencji pracy przedsiębiorca nie ponosi tego ryzyka.
Problem z uzyskaniem zezwolenia na pracę cudzoziemca
Kolejnym problemem przedsiębiorców jest również uzyskanie zezwolenia na pracę cudzoziemca. Wielu właścicieli firm nie wie, co musi zrobić, żeby legalnie zatrudnić obcokrajowca. Wbrew pozorom nie zawsze wystarczy złożyć wniosek o zezwolenie na pracę lub zezwolenia na pracę sezonową albo złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Niektórzy przedsiębiorcy będą zobowiązani do otrzymania informacji starosty o lokalnym rynku pracy, co z kolei poprzedzone jest testem rynku pracy. Zgodnie z prawem przed złożeniem wniosku o zezwolenie na pracę, niektórzy właściciele firm muszą dostać od starosty potwierdzenie, że tej pracy nie może wykonywać bezrobotny lub poszukujący pracy zarejestrowany w powiatowym urzędzie pracy.
Bariery językowe
Utrudnieniem dla przedsiębiorców, ale również i personelu, mogą być bariery językowe. Choć rośnie liczba Polaków posługujących się również językiem angielskim, właściciel firmy musi liczyć się z tym, że zatrudniony cudzoziemiec może nie znać ani języka polskiego, ani angielskiego w stopniu pozwalającym na swobodną komunikację. Dlatego zaleca się przedsiębiorcom, żeby motywowali i zachęcali cudzoziemców do nauki języka polskiego, a w miarę możliwości, finansowali ich udział w kursach językowych.
Różnice kulturowe
Dużym wyzwaniem dla firm mogą być również różnice kulturowe. Dotyczy to przede wszystkim cudzoziemców pochodzących z Azji i Afryki. Mogą one wpływać na atmosferę w miejscu pracy i współpracę. Natomiast zrozumienie tych różnic nie tylko usprawnia komunikację i likwiduje bariery, ale pomaga przy tym zbudować otwarte i zróżnicowane środowisko pracy. Przedsiębiorcy powinni doceniać korzyści płynące z różnic kulturowych. Po pierwsze, w zróżnicowanym zespole pracownicy wywodzący się z różnych kultur patrzą na pewne problemy i zjawiska z różnych perspektyw. A po drugie, zapewnia lepszą globalną obsługę klienta.