Nowelizacja Kodeksu Pracy w zakresie pracy zdalnej – Podsumowanie roku obowiązywania przepisów. Jak sądy rozstrzygają spory o ekwiwalent za prąd i internet?

Minęło prawie trzy lata odkąd 7 kwietnia 2023 r. przestały być wyjątkiem i stały się regułą – praca zdalna na dobre wpisała się do Kodeksu pracy. Co z tego wynikło w praktyce? Najwięcej emocji, maili do działów HR i pozwów do sądów wzbudza do dziś jeden element: ekwiwalent (lub ryczałt) za zużycie prądu, internetu i ogrzewania.

Po ponad dwóch i pół roku obowiązywania nowych przepisów (art. 67¹⁸–67³³ k.p.) można już powiedzieć coś więcej niż tylko „zobaczymy, jak sądy podejdą do sprawy”. Oto analityczne podsumowanie – oparte na aktualnym stanie orzeczniczym i praktyce.

Kluczowe liczby i mechanizmy po nowelizacji

Co pokazują pierwsze wyroki i linia orzecznicza (stan na początek 2026 r.)

Sądy pracy w latach 2024–2025 wydały stosunkowo niewiele wyroków dotyczących wyłącznie ekwiwalentu za media – spory często kończą się na etapie przedsądowym lub ugodą. Tam, gdzie sprawy dotarły do wyroku, linia orzecznicza rysuje się następująco:

1. Ryczałt jest bezpieczniejszy i trudniejszy do podważenia Sądy konsekwentnie uznają, że ryczałt nie musi być „idealnie precyzyjny”, wystarczy, że odpowiada przewidywanym kosztom (art. 67²⁵ § 3 k.p.). Przykładowo Sąd Rejonowy w Warszawie w sprawie z 2024 r. oddalił powództwo pracownika, który domagał się 420 zł/mc, gdy firma płaciła 180 zł ryczałtu – uznał, że kwota mieści się w granicach rozsądku i nie narusza art. 18 k.p.
2. Ekwiwalent „na sztywno” – bardzo wysokie ryzyko przegranej Gdy pracodawca ustalił stałą kwotę ekwiwalentu (np. 1,50 zł/godz. dla wszystkich), a pracownik udowodnił wyższe realne zużycie (np. 3 monitory + klimatyzacja latem), sądy przyznawały dopłatę. Najczęściej wyroki oscylują wokół 40–120 zł/mc różnicy. Kluczowe: pracownik musi przynieść faktury / rachunki lub wiarygodne wyliczenie (np. certyfikowane normy sprzętowe + taryfa dostawcy energii).
3. Brak ekwiwalentu / ryczałtu = prawie automatyczna wygrana pracownika W kilku głośnych sprawach z 2024 i 2025 r. (m.in. Wrocław, Kraków, Gdańsk) sądy zasądzały na rzecz powoda kwoty rzędu 180–280 zł/mc × okres zaległy (nawet 2–3 lata wstecz, bo roszczenie nie przedawnia się tak szybko jak zwykłe wynagrodzenie). Najwyższa znana kwota z wyroku to ok. 9 200 zł brutto + odsetki (stan na Q4 2025).
4. Okazjonalna praca zdalna (do 24/36 dni) → brak obowiązku rekompensaty PIP i sądy jednolicie: art. 67³¹ nie nakłada obowiązku zwrotu kosztów przy pracy okazjonalnej. To jeden z najrzadszych powodów pozwów.

Najczęstsze błędy pracodawców, które kończą się w sądzie

• Ustalenie ryczałtu 50–80 zł/mc w 2025 r. przy pracy hybrydowej 3–4 dni/tydzień → zbyt nisko, sądy uznają za rażąco niskie.
• Brak jakiejkolwiek formy rekompensaty przy okazjonalnym użytkowaniu prywatnego sprzętu.
• Pisanie w regulaminie: „ekwiwalent nie przysługuje, jeśli pracownik nie przedłoży rachunków” → sprzeczne z bezwzględnie obowiązującym art. 67²⁵ k.p.
• Wypłacanie „ekwiwalentu” jako elementu wynagrodzenia (wtedy podlega ZUS i PIT).

Co radzą prawnicy i PIP po 2,5 roku

Państwowa Inspekcja Pracy w komunikatach z 2025 r. podkreśla, że przepisy „sprawdzają się dobrze”, ale najwięcej problemów rodzi właśnie brak lub zaniżenie rekompensaty za media. Najbezpieczniejsza ścieżka w 2026 r.:

• ryczałt 180–250 zł/mc przy pełnym etacie hybrydowym / zdalnym,
• lub ekwiwalent liczony według wzoru (np. 0,35–0,45 zł/h + proporcjonalna część abonamentu internetowego),
• jasna procedura składania oświadczeń przez pracownika o zużyciu mediów.

Po burzliwym pierwszym roku „testowania granic” rynek powoli się stabilizuje – ale wciąż jest sporo otwartych spraw w sądach, zwłaszcza z sektora IT, e-commerce i call center, gdzie praca zdalna jest normą, a rachunki za prąd potrafią rosnąć o 150–300 zł miesięcznie.

Jeśli w Twojej firmie wciąż nie ma regulaminu albo ryczałt zatrzymał się na poziomie 100 zł – lepiej nadrobić zaległości, zanim zrobi to PIP albo kolejny pracownik z pozwem w ręku.