Zatrudnianie obywateli Ukrainy ze statusem UKR w 2026 roku – najważniejsze obowiązki

W 2026 roku zatrudnianie obywateli Ukrainy korzystających z ochrony czasowej w Polsce nadal odbywa się na uproszczonych zasadach. Nie oznacza to jednak braku obowiązków po stronie pracodawcy. Działy HR i kadry muszą szczególnie pilnować terminów, poprawności dokumentacji oraz legalności pobytu pracownika.

Największą grupę zatrudnianych cudzoziemców stanowią obecnie osoby posiadające numer PESEL ze statusem UKR. To właśnie ten status umożliwia legalną pracę bez konieczności uzyskiwania dodatkowego zezwolenia.

Legalność pobytu i pracy do 4 marca 2027 roku

Obywatele Ukrainy posiadający status UKR mogą legalnie przebywać oraz pracować w Polsce do 4 marca 2027 roku. Przedłużenie ochrony czasowej oznacza, że pracodawca nie musi występować o zezwolenie na pracę ani o oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Czytaj też: Kiedy procedury przegrywają z gospodarką – wizy dla kierowców i logistyki jako strategiczny problem Polski

Uproszczenie dotyczy zarówno:

• umowy o pracę,
• umowy zlecenia,
• innych umów cywilnoprawnych.

Kluczowym obowiązkiem działu kadr pozostaje jednak każdorazowa weryfikacja statusu cudzoziemca w rejestrze PESEL. W systemie musi widnieć oznaczenie „UKR”. Bez tego zatrudnienie może zostać uznane za nielegalne.

Najważniejsze obowiązki działu HR w 2026 roku

1. Powiadomienie urzędu pracy w ciągu 7 dni

Pracodawca ma obowiązek zgłosić fakt powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy do powiatowego urzędu pracy za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.

Termin na dokonanie zgłoszenia wynosi 7 dni od rozpoczęcia pracy przez pracownika.

Niedopełnienie tego obowiązku powoduje, że zatrudnienie może zostać uznane za nielegalne, nawet jeśli cudzoziemiec posiada ważny status UKR.

2. Obowiązek ponownego zgłoszenia przy zmianie warunków zatrudnienia

Dział HR musi pamiętać, że zmiana warunków pracy wymaga wysłania nowego powiadomienia do PUP.

Dotyczy to między innymi:

• zmiany stanowiska,
• zmiany rodzaju umowy,
• zmiany wymiaru etatu,
• istotnej zmiany zakresu obowiązków.

W praktyce oznacza to konieczność stałego monitorowania zmian kadrowych dotyczących pracowników z Ukrainy.

3. Weryfikacja tożsamości do 31 sierpnia 2026 roku

Część obywateli Ukrainy uzyskała numer PESEL na podstawie oświadczenia, bez przedstawiania paszportu. Osoby te muszą potwierdzić swoją tożsamość do 31 sierpnia 2026 roku.

Dla działu kadr oznacza to konieczność dopilnowania, aby pracownik posiadał aktualne i ważne dokumenty potwierdzające tożsamość oraz legalny pobyt.

Jakie dokumenty powinny znaleźć się w aktach osobowych?

Dokumentacja pracownika z Ukrainy prowadzona jest zasadniczo tak samo jak w przypadku obywatela polskiego. Dodatkowo pracodawca powinien przechowywać dokumenty potwierdzające legalność pobytu i pracy.

W aktach osobowych powinny znaleźć się:

• kopia dokumentu pobytowego,
• potwierdzenie statusu UKR w rejestrze PESEL,
• dowód wysłania powiadomienia do PUP,
• dokument potwierdzający tożsamość pracownika.

Dokumentem pobytowym może być między innymi:

• zaświadczenie o ochronie czasowej,
• karta pobytu,
• dokument dostępny w aplikacji mObywatel.

Największe ryzyka dla pracodawców

Brak zgłoszenia do PUP

To jedno z najczęstszych ryzyk kontrolnych. Nawet jednodniowe przekroczenie terminu może skutkować uznaniem pracy za nielegalną oraz nałożeniem sankcji finansowych na pracodawcę.

Utrata statusu UKR po wyjeździe z Polski

Status UKR wygasa automatycznie, jeśli obywatel Ukrainy opuści Polskę na okres dłuższy niż 30 dni.

Dział HR powinien monitorować dłuższe nieobecności pracowników oraz upewniać się, że pracownik nadal posiada legalny pobyt. Jest to szczególnie ważne przy urlopach, wyjazdach rodzinnych lub pracy zdalnej poza granicami Polski.

Okres przejściowy po 5 marca 2026 roku

Od 5 marca 2026 roku obowiązują przepisy przejściowe dla osób, które wjechały do Polski przed tą datą, ale nie posiadają statusu UKR. Okres przejściowy ma obowiązywać do 4 marca 2029 roku.

W praktyce oznacza to konieczność dokładnej analizy podstawy pobytu każdego cudzoziemca oraz indywidualnej weryfikacji jego uprawnień do pracy.

Nowa karta pobytu CUKR – ważna zmiana od maja 2026 roku

Od 4 maja 2026 roku obywatele Ukrainy mogą ubiegać się o nową kartę pobytu CUKR ważną przez 3 lata.

Po uzyskaniu karty:

• status UKR wygasa,
• cudzoziemiec uzyskuje stabilniejszy status pobytowy,
• otrzymuje pełny dostęp do rynku pracy na zasadach zbliżonych do obywateli polskich.

Czytaj też: UE ogranicza swój rynek pracy? Biurokracja vs niedobór pracowników

Dla działów HR oznacza to uproszczenie części obowiązków administracyjnych oraz większą stabilność zatrudnienia pracownika.

Podsumowanie – o czym HR musi pamiętać?

Najważniejsze obowiązki działu kadr przy zatrudnianiu obywateli Ukrainy ze statusem UKR w 2026 roku to:

• każdorazowa weryfikacja statusu UKR w PESEL,
• zgłoszenie zatrudnienia do PUP w ciągu 7 dni,
• aktualizacja zgłoszeń przy zmianie warunków pracy,
• kontrolowanie legalności pobytu pracownika,
• monitorowanie dłuższych wyjazdów z Polski,
• kompletowanie pełnej dokumentacji w aktach osobowych.

Mimo uproszczonych procedur przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców pozostają obszarem wysokiego ryzyka. Dlatego w 2026 roku kluczowe znaczenie dla działów HR ma regularna kontrola dokumentów, terminów i zmian w przepisach.