Pierwszym i najbardziej oczywistym elementem kosztów jest formalna legalizacja pracy. Od 2025 roku obowiązują nowe stawki administracyjne za pozwolenia na pracę oraz zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy.
Dla przykładu, pozwolenie na pracę krótkoterminową do 3 miesięcy kosztuje obecnie około 200 zł, a powyżej 3 miesięcy – 400 zł. Delegowanie pracownika wiąże się z opłatą w wysokości 800 zł. W porównaniu z wcześniejszymi latami, opłaty wzrosły nawet czterokrotnie (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, 2025).
Do tego dochodzą koszty uzyskania wizy pracowniczej, jeśli pracownik przyjeżdża spoza strefy Schengen, oraz opłaty za wydanie karty pobytu czy wpis do ewidencji PESEL. Choć kwoty te wydają się niewielkie w kontekście rocznego budżetu firmy, w przypadku większych rekrutacji administracyjne koszty mogą stanowić istotny element całkowitego wydatku.
Firmy, które korzystają z usług agencji rekrutacyjnych, muszą doliczyć prowizje za pozyskanie pracownika z zagranicy. Wysokość opłat zależy od kraju pochodzenia kandydata, poziomu kwalifikacji oraz rodzaju umowy, ale w praktyce średni koszt rekrutacji pracownika fizycznego z Ukrainy lub Białorusi to 1500–2500 zł. W przypadku rekrutacji z Azji czy Ameryki Łacińskiej koszt może wzrosnąć do kilku tysięcy złotych, głównie ze względu na koszty przelotów i wsparcia relokacyjnego.
Proces ten nie kończy się na podpisaniu umowy. Agencje często oferują wsparcie w zakresie formalnej legalizacji pracy, zakwaterowania oraz adaptacji w nowym miejscu. Każdy z tych elementów stanowi dodatkowy koszt po stronie pracodawcy, który jednak często jest rekompensowany skróceniem czasu adaptacji i zwiększeniem retencji pracowników.
Najbardziej oczywisty element kosztów to wynagrodzenie brutto, ale pracodawcy muszą uwzględnić także składki ZUS, fundusz pracy oraz ewentualne dodatki wynikające z umów zbiorowych lub lokalnych regulacji branżowych. Dla pracownika zatrudnionego w sektorze produkcji w Polsce w 2026 roku minimalne wynagrodzenie brutto wynosi 4244 zł, a całkowity koszt pracodawcy (po doliczeniu składek) może przekroczyć 5000 zł miesięcznie (GUS, 2025).
Wysokość wynagrodzenia dla cudzoziemców bywa także determinowana przez rynek lokalny i konkurencję z innymi firmami zatrudniającymi migrantów, co oznacza, że w praktyce koszt zatrudnienia może być wyższy niż w przypadku pracownika polskiego.
Firmy, które rekrutują pracowników z zagranicy, często ponoszą także koszty związane z zakwaterowaniem lub transportem. Szczególnie w sektorach przemysłowych, gdzie wymagane są krótkoterminowe kontrakty lub praca zmianowa, zapewnienie mieszkania lub dojazdu staje się niezbędne, aby utrzymać pracownika i ograniczyć rotację.
Koszty te mogą wahać się od 500 do 1500 zł miesięcznie na pracownika w przypadku zakwaterowania w województwach o wyższych cenach nieruchomości, takich jak Mazowieckie, Dolnośląskie czy Wielkopolskie. Dodatkowo firmy często oferują wsparcie w integracji i adaptacji pracowników, co choć trudno przeliczyć na konkretną kwotę, wpływa bezpośrednio na sukces rekrutacji i długoterminową efektywność.
Podsumowując, koszt zatrudnienia cudzoziemca w Polsce to suma kilku czynników:
W praktyce całkowity miesięczny koszt pracownika z zagranicy może być nawet o 20–30% wyższy niż sama pensja brutto. Jednocześnie takie inwestycje przynoszą wymierne korzyści, pozwalając firmom wypełnić braki kadrowe, zwiększyć produktywność i zredukować ryzyko rotacji w branżach, które w Polsce cierpią na chroniczny niedobór pracowników.
