Specustawa ukraińska – krótki kontekst historyczny
Specustawa, wprowadzona w marcu 2022 r., była reakcją na dramatyczną sytuację w Ukrainie. W ramach tej ustawy:
Rozwiązania te przez niemal cztery lata umożliwiały szybkie wejście na rynek pracy i realne zatrudnianie nawet setek tysięcy osób – bez konieczności składania wniosków o legalizację pobytu i pozwolenie na pracę.
Wygaszanie specustawy – co się zmienia?
Na początku 2026 r. rząd przyjął projekt ustawy wygaszającej rozwiązania specustawy ukraińskiej, który ma wejść w życie 5 marca 2026 roku. W praktyce oznacza to, że stopniowo będą znikać specjalne zasady pobytu i zatrudniania obywateli Ukrainy na rzecz zastosowania jednolitych zasad dla wszystkich cudzoziemców przebywających w Polsce.
Warto podkreślić, że specustawa została już formalnie przedłużona do 4 marca 2026 r., a dalsze przedłużanie nie jest planowane – prezydent zaznaczył, że to ostatnia taka zmiana, a Polska chce przejść na standardowe przepisy migracyjne wobec wszystkich cudzoziemców.
Co oznacza to dla pracowników z Ukrainy?
Ukraińcy, którzy mają status tymczasowej ochrony lub UKR (np. PESEL z oznaczeniem UKR), będą mogli przebywać legalnie w Polsce do 4 marca 2026 r. na dotychczasowych zasadach. Po tej dacie status ten przestanie być automatycznie stosowany, a osoby pozostające w Polsce będą musiały:
Z końcem specustawy nie będzie już automatycznego prawa pracy na podstawie samej rejestracji PESELUKR, jak to było dotychczas. Dodatkowo, zatrudnianie Ukraińców na nowych warunkach będzie już wymagało standardowych procedur, czyli posiadania odpowiedniego dokumentu pobytowego, a w wielu przypadkach także oświadczenia lub zezwolenia na pracę, jak dla innych cudzoziemców.
W projekcie nowej ustawy przewidziano, że artykuł z specustawy dotyczący pracy bez zezwolenia zostanie zlikwidowany i zastąpiony rozwiązaniem analogicznym do obowiązujących wobec pozostałych cudzoziemców – tj. pracy na podstawie oświadczeń/zezwoleń tylko dla osób z ważnym tytułem pobytowym.
System świadczeń, w tym świadczeń rodzinnych (np. „300+”, „800+”), dostępnych do tej pory szeroko, zostanie uzależniony od spełnienia standardowych warunków, takich jak:
Co zmiany oznaczają dla pracodawców i agencji pracy?
Dla pracodawców koniec specustawy to koniec automatycznego prawa obywateli Ukrainy do podejmowania pracy bez zezwoleń. Oznacza to m.in. konieczność weryfikowania statusu pobytowego kandydatów, a przy zatrudnianiu osób spoza systemu ochrony – konieczność uzyskania oświadczenia lub zezwolenia na pracę, jeśli nie mają innego tytułu do pracy.
Związane z zatrudnieniem procedury staną się bardziej sformalizowane i czasochłonne, co ma konsekwencje organizacyjne. Od marca działy HR muszą monitorować ważność tytułów pobytu i zezwoleń. Do tego konieczne będzie wcześniejsze planowanie rekrutacji, ponieważ, siłą rzeczy, wydłuży się czas oczekiwania na decyzje, zwiększy się także ryzyko odmów administracyjnych przy błędnej dokumentacji lub niespełnieniu wymogów.
Najważniejsze zmiany – podsumowanie
Poniżej najważniejsze różnice między dotychczasowym stanem prawnym a nowymi zasadami po wygaszeniu specustawy:
Co muszą zrobić działy HR?
Wygaszanie specustawy nie powinno być zaskoczeniem dla sprawnych działów HR – jednak zawsze warto upewnić się, że dopełniliśmy wszystkich obowiązków związanych z przejściem na nowe przepisy od 5 marca 2026. Poniżej przygotowaliśmy krótką checklistę tego, na co koniecznie należy zwrócić uwagę w przypadku obecnych i przyszłych pracowników. Chociaż większość tych kroków z checklisty dla już pracujących Ukraińców powinna zostać wykonana już w zeszłym roku, to warto raz jeszcze sprawdzić, czy wszystko się zgadza.
WERSJA I – OBECNI PRACOWNICY Z UKRAINY (zatrudnieni przed 5 marca 2026 r. na podstawie specustawy)
1. Audyt statusów (NIEZWŁOCZNIE – najlepiej do końca 2025 r.)
2. Legalizacja pobytu (KLUCZOWE)
Dla pracowników, którzy nie mają innego tytułu pobytu:
3. Legalizacja pracy (jeśli wymagana)
Sprawdź, czy po 5 marca 2026 r. dana osoba:
Jeśli potrzebne:
4. Umowy i dokumentacja pracownicza
Zweryfikuj, czy aktualna umowa:
Przygotuj:
5. Komunikacja z pracownikami
WERSJA II – NOWI PRACOWNICY Z UKRAINY (zatrudniani po 5 marca 2026 r.)
1. Weryfikacja kandydata PRZED rekrutacją
Sprawdź:
Ustal, czy:
2. Przygotowanie stanowiska i warunków
3. Legalizacja pracy
4. Legalizacja pobytu
Jeśli kandydat jest za granicą:
Jeśli kandydat jest w Polsce:
5. Zatrudnienie i start pracy
NAJWIĘKSZE RYZYKA – NA CO SZCZEGÓLNIE NALEŻY UWAŻAĆ
Podsumowanie
Wygaszanie specustawy ukraińskiej to kluczowy moment dla polskiego rynku pracy. O ile specustawa przez lata dawała szybki i relatywnie prosty dostęp do legalnego zatrudnienia dla obywateli Ukrainy, o tyle od 5 marca 2026 r. następuje powrót do standardowych zasad migracyjnych, które wymagają większej formalizacji i planowania.
Dla pracowników z Ukrainy oznacza to konieczność zadbania o własny tytuł pobytowy i zgodne z prawem dokumentowanie pracy. Dla pracodawców i agencji – wyższe wymagania, konieczność dokładnej kontroli statusów oraz większa odpowiedzialność formalna. Jednak odpowiednio wcześniej wdrożone procedury i wsparcie profesjonalnych podmiotów mogą zapewnić płynne przejście w nowy porządek prawny.
