Ile poczekasz na zezwolenie na pobyt? Trendy i prognozy

Polski rynek pracy w ostatnich latach zmienił się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, a migracja zarobkowa stała się jednym z jego kluczowych elementów. Rosnąca liczba wniosków o legalizację pobytu, wydłużające się procedury administracyjne i stopniowe zaostrzanie przepisów sprawiają, że zatrudnianie cudzoziemców przestaje być wyłącznie kwestią operacyjną, a zaczyna wymagać strategicznego planowania. Co mówią dane z lat 2022-2025 o faktycznej skali migracji do Polski i jakie wnioski powinni z nich wyciągnąć pracodawcy oraz działy HR?

Kontekst makro i liczbowy: napływ cudzoziemców i rynek pracy

Polska w ostatnich latach przeżywała jedną z największych fal migracyjnych w swojej historii. Na początku tego okresu – tj. w 2022 r. – napływ cudzoziemców był napędzany przede wszystkim agresją Rosji na Ukrainę, co doprowadziło do ogromnego wzrostu liczby osób poszukujących ochrony, pracy i stabilizacji w Polsce.

Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) szacowała, że w 2022 r. do Polski przybyło około 152 tys. nowych migrantów z pobytem dłuższym niż 12 miesięcy, z czego 69% były to migracje zarobkowe. Dalsze dane pokazują, że w 2024 r. liczba cudzoziemców posiadających długoterminowe pobyty wzrosła jeszcze bardziej, a Polska utrzymała się w czołówce krajów UE pod względem liczby nowych zezwoleń pobytowych, szczególnie z tytułu pracy.

Stan na 2025 r.

Dane na portalu migacje.gov.pl pokazują, że w 2025 r. liczba cudzoziemców z ważnymi dokumentami pobytowymi – uwzględniając pobyt czasowy, stały i inny – wyniosła około 979 487 osób, co oznacza blisko 14% wzrost rok do roku.

Dodatkowo, dane ZUS z końca 2025 r. wskazują, że liczba ubezpieczonych cudzoziemców przekroczyła 1,29 mln, z czego dominującą grupą są obywatele Ukrainy (ok. 862 tys.). To potwierdza, że migracja zarobkowa – mierzona poprzez zatrudnienie, a więc rejestrację w systemie ubezpieczeń społecznych – ma dużą skalę i wciąż rośnie.

Przyjęte wnioski o legalizację pobytu

Liczba złożonych wniosków o legalizację pobytu jest jednym z najważniejszych wskaźników presji migracyjnej na polski system administracyjny. Dane z portalu migracje.gov.pl pokazują, że:

• w 2019 r. liczba wniosków wynosiła ok. 250 tys.,
• w 2021 r. wzrosła do około 393 tys.,
• w 2023 r. doszło do znacznego wzrostu – ok. 609 tys. wniosków, z czego większość dotyczyła legalizacji pobytu z różnych tytułów (praca, edukacja, łączenie rodzin).

Trend ten został częściowo przyspieszony przez sytuację humanitarną i rynek pracy – wielu cudzoziemców podejmowało decyzję o ubieganiu się o status pobytowy po przyjeździe do Polski lub zmianie celu pobytu na pracę.

Co ważne, dane UDSC na 1 stycznia 2026 wskazują, że w rozpatrzeniu na początku roku było nieco ponad 718 tysięcy wniosków! To bardzo duża liczba, której składowe nie są równomiernie rozłożone pomiędzy województwa. Oto jak prezentowało się obłożenie wnioskami poszczególnych organów na początku bieżącego roku:

dane za: Wydział Analiz i Statystyk Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Stan na 1.01.2026 r., dane pozyskane 29.01.2026 r.

Wydane decyzje i ich rozkład

Nie mniej ważna niż liczba złożonych wniosków jest liczba decyzji wydanych przez urzędy.

W 2024 r. Urząd do Spraw Cudzoziemców wydał około 397 tys. decyzji dotyczących legalizacji pobytu, z czego ok. 347 tys. było pozytywnych, czyli zakończonych przyznaniem pobytu cudzoziemcowi.

Najliczniejszą grupą beneficjentów byli obywatele Ukrainy (ok. 218 tys. pozytywnych decyzji), następnie Białorusi i Indii.

Choć dane z 2025 r. nie są jeszcze w pełni publicznie zestawione, utrzymuje się duży napływ wniosków i decyzji, co wskazuje na ciągłą dużą aktywność cudzoziemców w procesach legalizacyjnych.

Czas oczekiwania na decyzje – realne opóźnienia

Średnie czasy oczekiwania na decyzje administracyjne są kluczowym czynnikiem wpływającym na możliwości zatrudniania cudzoziemców. Raport Najwyższej Izby Kontroli z 2024 r. wskazywał, że średni czas oczekiwania na decyzję o zezwoleniu pobytowym wynosi w praktyce około roku, choć w skrajnych przypadkach potrafi sięgać nawet kilku lat.

Dane z różnorodnych lokalnych źródeł sugerują znaczne zróżnicowanie między urzędami – w jednym województwie średni czas oczekiwania może wynosić 172-223 dni, podczas gdy w innych przekraczać 600 dni.

Ponowne odwołanie do danych przekazanych przez UDSC pokazuje, że na 1 stycznia 2026 roku średni czas postępowania w sprawach o udzielenie zezwolenia na pobyt wynosił w Polsce 341 dni, przy medianie równej 313 dni. Najdłużej na decyzję czeka się w województwach śląskim i opolskim – odpowiednio 633 i 610 dni. W ośmiu województwach czas ten jest krótszy niż 300 dni, a w Małopolsce na zezwolenie imigrant będzie oczekiwał średnio 175 dni.

dane za: Wydział Analiz i Statystyk Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Stan na 1.01.2026 r., dane pozyskane 29.01.2026 r.

Warto zauważyć, że dane z tej tabeli nie są w bezpośredniej korelacji z danymi dotyczącymi liczby spraw w toku – to znaczy, że liczba spraw nie warunkuje długości trwania postępowania. Dla przykładu, w województwie mazowieckim rozpatrywanych było ponad 177 tys. wniosków, ponad dwukrotnie więcej niż w kolejnym na liście województwie śląskim, ale czas postępowania wynosił w nich odpowiednio 265 i 633 dni. Świętokrzyskie, mające najmniej spraw w toku, plasuje się na 11 miejscu średniego czasu postępowania, a w województwie zachodniopomorskim na decyzję będziemy czekać 2,6 raza dłużej niż w małopolskim, choć dzieli je zaledwie około 660 spraw w toku.

Tak długie okresy wynikają z ogromnej liczby wniosków oraz ograniczonych zasobów administracyjnych obsługujących sprawy cudzoziemców. Dane z NIK potwierdziły, że liczba wniosków przypadających na jednego urzędnika systematycznie rosła w latach 2018-2023, co przekłada się na obciążenie systemu rozpatrywania spraw.

Migracja zarobkowa – pozyskiwanie pracowników i efekty w rynku pracy

Szacunki GUS oraz analizy ZUS pokazują, że liczba cudzoziemców aktywnie pracujących w Polsce przekracza 1,2 mln i nadal rośnie. Według analiz OECD i innych źródeł, migranci stanowią istotną część siły roboczej, a w 2024 r. większość pierwszych zezwoleń długoterminowych dotyczyła migracji zarobkowej (73%), co przekłada się na konkretne potrzeby rynku.

Polska była też w 2023 r. jednym z liderów w UE pod względem liczby pierwszych zezwoleń na pobyt dla osób spoza UE – około 643 tys. pierwszych zezwoleń, z czego duża część związana była z pracą.

Wpływ zmian przepisów – wygaszanie specustawy i restrykcje

Do początku 2026 r. specustawa dotycząca Ukraińców dawała uproszczony dostęp do legalizacji pobytu i pracy. Jej wygaszanie oraz ogólne zaostrzenie przepisów migracyjnych może wpływać na kilka zjawisk:

• Wyższa bariera formalna
  • konieczność ubiegania się o standardowe zezwolenia pobytowe zamiast automatycznych,
  • większe obciążenie urzędów procedurami bardziej szczegółowymi;
  • Potencjalny wzrost liczby wniosków przejściowych
  • cudzoziemcy mogą przyspieszać składanie wniosków przed końcem okresu ustawy;
• Rosnący odsetek odmów
  • przy bardziej restrykcyjnych kryteriach oraz dokładniejszej weryfikacji warunków;

Prognozy i scenariusze na lata 2026-2028

Ze względu na dynamiczną sytuację prawną, gospodarczą oraz geopolityczną, przewidywanie dokładnych liczb migracji zarobkowej jest obciążone dużą niepewnością. Jednak na podstawie opisanych trendów i dostępnych danych można sformułować kilka realistycznych obserwacji:

A. Utrzymanie wysokiego popytu na migrantów zarobkowych

Gospodarka Polski wciąż doświadcza braków na rynku pracy – zwłaszcza w sektorach takich jak budownictwo, logistyka, usługi i produkcja. Jeżeli nie nastąpi znaczący spadek zatrudnienia, migrowanie pracowników spoza UE będzie nadal konieczne.

B. Stabilizacja liczby przyjętych wniosków

Po szczytach w latach 2023-2025, tempo przyrostu może się stabilizować na wysokim poziomie, jeśli przepisy zostaną uproszczone i procedury przyspieszone. Jeżeli jednak biurokracja pozostanie obciążona zaległościami, okres oczekiwania i liczba spraw już w toku mogą się kumulować.

C. Potencjalne „wąskie gardła”

• Czas obsługi spraw migracyjnych: jeśli nie nastąpi znaczące zwiększenie zasobów administracyjnych, kolejki mogą się wydłużać;
• Odsetek odmów: bardziej restrykcyjne weryfikacje mogą skutkować większą liczbą odmów, co wpływa na planowanie zatrudnienia;
• Zmiany legislacyjne: dalsze nowelizacje mogą wprowadzić dodatkowe warunki lub ułatwienia, co wymaga śledzenia stanu prawnego.

Żeby nie pozostawać w sferze domysłów, zwróciliśmy się do Wydziału Analiz i Statystyk Migracyjnych Biura Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców z prośbą o komentarz i opinię, szczególnie w kwestii długości postępowań:

Ekstrapolacja trendów wskazuje, że bez systemowych zmian czas oczekiwania na zezwolenie na pobyt będzie rósł dla każdego aplikującego, niezależnie od państwa pochodzenia, ze względu na gwałtowny wzrost liczby spraw trafiających do standardowego trybu administracyjnego. Wdrażana jest wprawdzie cyfryzacja postępowań dotyczących cudzoziemców, w wyniku której formularze papierowe zostaną zastąpione systemem online. Jej uruchomienie planowane jest na połowę kwietnia br. W teorii powinno to przyspieszyć proces wydawania decyzji, ale w krótkim czasie może paradoksalnie przyczynić się do wydłużenia kolejek. Z pewnością cyfryzacja wyeliminuje błędy w wypełnianiu papierowych wniosków, co skróci czas ich weryfikacji wstępnej. Jednak dla statystycznego migranta realny czas otrzymania decyzji może się nie zmienić (lub przejściowo wzrosnąć), jeśli urzędy wojewódzkie nie dostaną wsparcia w postaci wzrostu kadr i liczby stanowisk do obsługi biometrii.

Warto dodać, że 28 stycznia br. Senat przyjął bez poprawek rządowy projekt ustawy o wygaszeniu rozwiązań specustawy ukraińskiej. Ustawa ma wejść w życie 5 marca br. (jeśli podpisze ją Prezydent) i oznacza przejście z nadzwyczajnych przywilejów na systemowe rozwiązanie zbieżne z ogólnymi przepisami dotyczącymi cudzoziemców. Z punktu widzenia czasu trwania postępowań najważniejszą informacją w projekcie jest przedłużenie ochrony czasowej dla obywateli Ukrainy do 4 marca 2027 r., które pozwoliłoby na dopracowanie systemów MOS i CUKR oraz zapobiegłoby natychmiastowemu paraliżowi urzędów wojewódzkich. W dłuższej perspektywie jedynie odsuwa kulminację zatorów postępowań w czasie, bo ustawa nie przewiduje zwiększenia liczby urzędników realizujących te postępowania.

Wnioski dla HR i biznesu

Ta analiza pokazuje, że migracja zarobkowa do Polski wciąż jest na wysokim poziomie i ma trwały efekt na rynek pracy. Dla działów HR i biznesu oznacza to:

• Planowanie strategiczne zatrudnienia

Firmy muszą planować rekrutacje cudzoziemców z dużym wyprzedzeniem z uwagi na czas oczekiwania na decyzje.

• Kontrola nad procesami compliance

Błędy formalne w wnioskach o pobyt lub pracę mogą skutkować odmowami i przestojami w zatrudnieniu.

• Śledzenie zmian prawnych

Nowe przepisy, w tym wygaszanie specustawy i regulacje dotyczące zezwoleń na pracę, będą wpływać na tempo i koszt pozyskiwania pracowników.

Podsumowanie

Migracja zarobkowa do Polski w latach 2022-2025 charakteryzowała się wzrostem liczby cudzoziemców pracujących i ubiegających się o pobyt, dużą rolą Ukrainy i krajów spoza UE, a także wieloma wyzwaniami administracyjnymi. Dane liczbowej dynamiki, choć częściowo opóźnione i zróżnicowane regionalnie, wskazują na potrzebę przygotowania długoterminowych strategii HR i adaptacji firm do nowych realiów prawnych i proceduralnych.