Najwyższy czas upewnić się, kim jest sygnalista w firmie. Już niedługo, bo już 25 września, zaczną obowiązywać przepisy ustawy o ochronie sygnalistów, dzięki której Polska implementuje regulacje zawarte w dyrektywie unijnej z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w firmach. Co trzeba wiedzieć o sygnalistach?
Kim jest sygnalista w firmie? Sygnalista to osoba, która ujawnia nieprawidłowości, naruszenia prawa lub nadużycia, które mają miejsce w firmie. Co ważne, nie musi to być aktualny lub były pracownik. Równie dobrze może to być kontrahent, a nawet osoba spoza przedsiębiorstwa, która posiada jakąś wiedzę na temat nielegalnych lub nieetycznych działań wewnątrz firmy.
Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, „sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant, funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin, a także żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.
Poza tym, zgodnie z kolejnym ustępem, przepisy ustawy o ochronie sygnalistów „stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu”.
Co do zasady sygnalista działa w interesie publicznym, zgłaszając działania, które mogą szkodzić firmie, jej pracownikom, klientom lub społeczeństwu. Pełni również kluczową rolę w ochronie interesów firmy i jej interesariuszy. Zgodnie z przepisami, poprzez zgłaszanie nieprawidłowości, sygnalista pomaga przedsiębiorstwu uniknąć negatywnych konsekwencji prawnych, reputacyjnych oraz finansowych, które mogą wynikać z działań sprzecznych z prawem lub normami. Ustawa określa, jakiego typu przestępstwa sygnalista może ujawniać. I tak, zgodnie z art. 3 ust.1 ustawy o ochronie sygnalistów, może on zgłaszać naruszenia dotyczące:
Zgodnie z założeniami, pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób, muszą wdrożyć system zgłoszeń wewnętrznych. Podmioty z sektora finansowego muszą to zrobić bez względu na liczbę pracujących. Należy pamiętać, że sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Jego dane osobowe są nieudostępniane osobom nieupoważnionym, chyba że sygnalista wyraził na to zgodę. Firmy powinny stworzyć procedury umożliwiające pracownikom bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości. Jakie działania powinni podjąć przedsiębiorcy?
Polityka ta powinna jasno określać procedury zgłaszania nieprawidłowości oraz gwarantować anonimowość i ochronę przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami.
Ważne jest, aby pracownicy byli świadomi swoich praw oraz tego, jak mogą zgłaszać nieprawidłowości. Szkolenia mogą również pomóc w rozpoznaniu potencjalnych zagrożeń.
Firmy powinny umożliwić sygnalistom zgłaszanie nieprawidłowości poprzez anonimowe kanały. Mogą to być przede wszystkim dedykowane skrzynki e-mailowe, infolinie czy platformy online.
Pracownicy powinni mieć dostęp do wsparcia, w tym porad prawnych, aby czuć się bezpiecznie w procesie zgłaszania nieprawidłowości.
Posiadanie sygnalistów w firmie niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim, pomaga to w wykrywaniu i eliminowaniu nieprawidłowości na wczesnym etapie, zanim przekształcą się one w poważne problemy. Ponadto, firmy, które wspierają sygnalistów, budują kulturę zaufania i odpowiedzialności, co pozytywnie wpływa na ich reputację i relacje z interesariuszami. Wdrożenie procedur może być jednak nieco kłopotliwe dla firm, zwłaszcza na początkowym etapie obowiązywania przepisów.
