Urząd, który powinien znać każdy pracodawca i pracownik nie ogranicza się do ZUS albo urzędu skarbowego. Istnieje wiele innych urzędów i rejestrów, których zakres kompetencji warto poznać, prowadząc biznes.
Prowadzenie działalności zawsze wiąże się z kontaktem z urzędami. Dotyczy to w szczególności Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i urzędu skarbowego. Z kolei rejestrując biznes muszą złożyć odpowiedni wniosek w CEIDG lub KRS. W rzeczywistości przedsiębiorcy, a także pracownicy, powinni znać znacznie więcej instytucji i rejestrów. Znajomość ich kompetencji i zadań nie tylko ułatwia prowadzenie działalności, ale również ogranicza ewentualne problemy. Które z nich są najważniejsze?
Jednym z urzędów, które musi znać zarówno pracownik, jak i przedsiębiorca jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Urząd ten jest odpowiedzialny przede wszystkim za stwierdzanie i ustalanie obowiązku ubezpieczeń społecznych. Jego podstawowym obowiązkiem jest rejestracja przedsiębiorcy oraz pracowników do ubezpieczeń społecznych. Wiąże się to z koniecznością składania w ZUS-ie comiesięcznych deklaracji ZUS DRA oraz opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Poza tym, Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest instytucją powołaną do wypłacania świadczeń chorobowych i emerytalnych. Odpowiedzialny jest również za orzekanie przez lekarzy orzeczników ZUS oraz komisje lekarskie zakładu dla potrzeb ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Kolejnym jego obowiązkiem jest kontrola wykonywania przez płatników składek i przez ubezpieczonych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań zleconych zakładowi. ZUS wydaje również biuletyn. Jego zadaniem jest również popularyzacja wiedzy wśród społeczeństwa o ubezpieczeniach społecznych.
Kolejnym urzędem, z którym kontakt będzie miał zarówno pracodawca, jak i pracownik jest urząd skarbowy. Nie bez powodu kojarzony jest z podatkami i koniecznością odprowadzania daniny do fiskusa. Do niego przedsiębiorcy i pracownicy składają deklaracje podatkowe (PIT). Jego obowiązkiem jest między innymi rejestrowanie działalności gospodarczej, jeśli przedsiębiorca wybiera opodatkowanie ryczałtem lub na zasadach ogólnych. Kontakt pracodawców z urzędem skarbowym jest częstszy niż ma to miejsce w przypadku pracowników – właściciele firm muszą odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy za prowadzoną działalność, za pracowników, a także opłacać podatek VAT. Zatem przedsiębiorcy zobligowani są do regularnego kontaktu w zakresie rozliczeń podatkowych, kontroli podatkowych, i innych spraw związanych z fiskusem.
O jakim urzędzie powinien pamiętać pracodawca i pracownik? Oczywiście o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Podstawowym zadaniem Państwowej Inspekcji Pracy jest kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz legalności zatrudnienia w Polsce. Poza tym, kontroluje ona legalność zatrudnienia i wykonywania pracy przez cudzoziemców. Kolejnym zadaniem PIP jest podejmowanie różnego typu działań mających na celu zapobieganie i ograniczanie zagrożeń w środowisku pracy. W tym zakresie inspekcja bada okoliczności i przyczyny wypadków przy pracy. Kontroluje stosowanie w zakładach pracy środków zapobiegających tym wypadkom. Ponadto, analizuje przyczyny występowania chorób zawodowych oraz sprawuje kontrolę stosowania środków zapobiegających tym chorobom. Wielu przedsiębiorców nie wie, że PIP ma prawo wystąpić z powództwem do sądu, a za osoby zainteresowanej – uczestniczyć w postępowaniu przed sądem pracy, w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy. Kolejnym zadaniem PIP jest ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika oraz udział w postępowaniu w tych sprawach w charakterze oskarżyciela publicznego.
Odkąd w Polsce obowiązuje ochrona danych osobowych, pracodawcy i pracownicy powinni wiedzieć o istnieniu Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Dlaczego jest to ważne? Ponieważ kary za naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych są dotkliwe. Urząd ten powołany jest do monitorowania i egzekwowania przepisów RODO. Poza tym, odpowiedzialny jest za upowszechnianie w społeczeństwie wiedzy o ochronie danych osobowych, ryzyku oraz prawach związanych z ich przechowywaniem i przetwarzaniem, a także rozpatrywanie skarg pochodzących od osób, których dane dotyczą lub przez podmiot, organizację lub zrzeszenie zgodnie z art. 67 rozporządzenia, w odpowiednim zakresie prowadzenie postępowania dotyczącego tych skarg i w rozsądnym terminie informowanie skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań, w szczególności jeżeli niezbędne jest dalsze postępowanie lub koordynacja działań z innym organem nadzorczym. I, co równie ważne, UODO może kontrolować przedsiębiorców w zakresie przetwarzania danych osobowych w firmie.
Prowadząc działalność, warto znać kompetencje Państwowej Inspekcji Sanitarnej (PIS). Zgodnie z art. 1 ustawy o Państwowej Inspekcji Sanitarnej z dnia 14 marca 1985 r., obowiązkiem PIS jest w szczególności „realizacja zadań z zakresu zdrowia publicznego, w szczególności poprzez sprawowanie nadzoru nad warunkami:
Kolejnym urzędem, którego kompetencje warto znać jest Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Działa on w dwóch obszarach: ochronie konkurencji i ochronie konsumentów. Zadaniem UOKiK-u jest eliminowanie praktyk naruszających zbiorowe interesy konsumentów oraz niedozwolonych klauzul wzorców umów oraz nadzór nad Inspekcją Handlową. Kolejnym zadaniem UOKiK-u jest nadzór rynku, zapewnianie bezpieczeństwa produktów nieżywnościowych, zarządzanie systemem monitorowania i kontrolowania jakości paliw i paliw stałych. Urząd odpowiedzialny jest też za monitorowanie systemu polubownego rozwiązywania sporów konsumenckich, a także za finansowanie poradnictwa dla konsumentów w ramach infolinii i systemu e-porad. Poza tym, urząd udziela porad w sprawach transgranicznych świadczone w ramach Europejskiego Centrum Konsumenckiego.
Ponadto, UOKiK zwalcza antykonkurencyjne praktyki i niedozwolone porozumienia oraz nadużywanie pozycji dominującej. Urząd prowadzi kontrolę koncentracji przedsiębiorców. Odpowiedzialny jest za eliminowanie praktyk nieuczciwie wykorzystujących przewagę kontraktową oraz przeciwdziałanie zatorom płatniczym.
Co prawda nie jest to urząd, a rejestr, ale warto go znać. Krajowy Rejestr Sądowy dotyczy przede wszystkim spółek prawa handlowego, np. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Przedsiębiorcy prowadzący działalność w takiej formie zobowiązani do dokonywania wpisów do KRS-u. Dotyczy to między innymi takich kwestii, jak założenie spółki, zmiana adresu, zmiany w zarządzie, itp. Poza tym, przedsiębiorcy muszą wprowadzać różnorakie zmiany dotyczące działalności spółki oraz składać sprawozdania finansowe. Pracownicy z kolei znajdą w nim najważniejsze informacje rejestrowe na temat swojego pracodawcy, a także szczegóły dotyczące sytuacji finansowej firmy.
Większość przedsiębiorców w Polsce zarejestrowana jest jednak w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli w CEIDG. Do tego rejestru wpisywani są przedsiębiorstwa prowadzące działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej. Zadania CEIDG wyszczególnione są w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. Zgodnie z nim, zadaniem CEIDG jest:
Co robi powiatowy urząd pracy? Okazuje się, że całkiem sporo. Po pierwsze, przeciwdziała bezrobociu – świadczy m.in. pośrednictwo pracy i poradnictwo zawodowe. Po drugie, zapewnia obsługę bieżącą środków z Funduszu Pracy. Zatem jednym z jego zadań jest inicjowanie, organizowanie i finansowanie usług i instrumentów rynku pracy. PUP jest odpowiedzialny również za aktywizację zawodową. Kieruje bezrobotnych do udziału w programach aktywizacyjnych i realizuje zadania związane z KFS, np. pomaga pracodawcom poprzez finansowanie kształcenia ustawicznego pracowników i przedsiębiorcy. Poza tym, powiatowy urząd pracy odpowiedzialny jest za badanie i analizowanie sytuacji na lokalnym rynku pracy w związku z postępowaniem o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca lub postępowaniem o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy.
