Każdy pracodawca musi wystawiać odchodzącym z firmy pracownikom świadectwo pracy. Wystawianie tego dokumentu we właściwej formie i terminie jest to obowiązkiem pracodawcy. Jak wygląda jego wzór i co trzeba wiedzieć o tym dokumencie?
Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć co zawiera świadectwo pracy, kto i kiedy je wydaje. Zgodnie z prawem, jednym z obowiązków pracodawcy jest wystawianie świadectwa pracy. Może to zrobić również osoba upoważniona do tego. Obowiązek przygotowania świadectwa pracy dotyczy to zarówno zatrudnionych na podstawie umowy na czas nieokreślony, jak i określony, a nawet okres próbny. Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym najważniejsze informacje dotyczące zatrudnienia konkretnej osoby w danej firmie.
Obowiązek wystawienia świadectwa pracy ma charakter bezwzględny. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi wystawić świadectwo pracy odchodzącemu z firmy zatrudnionemu bez względu na spełnienie przez niego jakichkolwiek innych warunków. Istotnym faktem jest, że przedsiębiorca musi wystawić ten dokument bez względu na to, czy umowa wygasła, czy została rozwiązana.
Jak wypełnić świadectwo pracy? Wzorzec tego dokumentu został wskazany przez ustawodawcę w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Zgodnie z nim, w treści świadectwa pracy muszą znaleźć się informacje na temat stron stosunku pracy oraz okresu lub okresów zatrudnienia. Przedsiębiorca ma obowiązek podania w tym dokumencie wymiaru czasu pracy zatrudnionego podczas trwania umowy, a także stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy. Ponadto, w treści świadectwa ma zostać wskazany tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy lub wygaśnięcia stosunku pracy. Właściciel firmy musi w nim poinformować pracownika o okresie, za który przysługuje mu odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę. A także o zwolnieniu od pracy przewidzianego w art. 1481 § 1 Kodeksu pracy wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Zgodnie z prawem, pracodawca musi w treści świadectwa pracy zamieścić informacje o wykorzystanym urlopie:
Co jeszcze zawiera świadectwo pracy? W jego treści przedsiębiorca musi wskazać okres, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy. Jego obowiązkiem jest również umieszczenie w dokumencie informacji o zwolnieniach od pracy przewidzianych w art. 188 Kodeksu pracy wykorzystanych w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Przedsiębiorca zobowiązany jest również zamieścić w treści świadectwa pracy informacje o liczbie dni okazjonalnej pracy zdalnej, jaka była wykonywana w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Poza tym, musi umieścić informacje na temat liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. A także o wykorzystanym dodatkowym urlopie albo innych uprawnieniach lub świadczeniach, przewidzianych przepisami prawa pracy.
Przedsiębiorca, kiedy tworzy świadectwo pracy musi pamiętać, że jeśli stosunek pracy został rozwiązany za wypowiedzeniem, musi wskazać stronę umowy, która złożyła oświadczenie woli. Poza tym, musi wymienić okresy nieskładkowe uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty, jakie przypadły w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy oraz zajęcia komornicze wynagrodzenia za pracę. Ponadto, obowiązkiem pracodawcy jest wskazanie należności, jakie wynikają ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych. A także określenie okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych oraz wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Warto dodać, że jeśli pracownik wystąpi z takim żądaniem, przedsiębiorca musi wskazać w treści świadectwa pracy wysokość i składniki wynagrodzenia.
Z jakim dniem należy wystawić świadectwo pracy? Co do zasady przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy. W praktyce, w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem, jest to ostatni dzień, w którym zatrudniony posiada status pracownika. Z kolei, gdy umowa została rozwiązana bez wypowiedzenia – świadectwo pracy powinno być wystawione z dniem złożenia drugiej stronie umowy oświadczenia o rozwiązaniu umowy. W sytuacji, kiedy umowa zostaje rozwiązana z upływem czasu na jaki została zawarta, świadectwo pracy powinno być stworzone w dniu, w ostatnim dniu, w którym obowiązywała umowa o pracę. Jeśli umowa o pracę wygasła – pracodawca powinien przygotować świadectwo pracy w dniu, w którym nastąpiło zdarzenie powodujące wygaśnięcie umowy. Z jakim dniem należy wystawić świadectwo pracy w przypadku porozumienia stron rozwiązującego umowę? W takim przypadku świadectwo pracy powinno powstać w dniu wskazanym jako ostatni dzień trwania umowy.
Oczywistym jest, że nie zawsze przedsiębiorca może wystawić świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy. Dlatego przepisy prawa pracy przewidują wyjątki od tego obowiązku. Zgodnie z prawem przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy z przyczyn obiektywnych, takich jak:
W przypadku powstania ewentualnych sporów, ciężar udowodnienia, że z przyczyn obiektywnych nie można było przygotować świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy, spoczywa na przedsiębiorcy.
W interesie przedsiębiorcy leży znajomość przesłanek, które zwalniają go z obowiązku wystawienia świadectwa pracy. Zgodnie z prawem, właściciel firmy nie musi tworzyć świadectwa pracy, jeśli:
Powyższe przesłanki pracodawca musi spełnić łącznie.
Jak sprostować świadectwo pracy? Każdemu może zdarzyć się pomyłka. Jeśli pracownik zwrócił uwagę, że w treści świadectwa pracy jest błąd, ma prawo zwrócić się do byłego pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Co do zasady ma na to 14 dni, od dnia otrzymania tego dokumentu. Następnie przedsiębiorca ma 7 dni od dnia odbioru wniosku na wydanie nowego świadectwa pracy lub zawiadomienie byłego pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku. Przedsiębiorca powinien się jednak liczyć z tym, że były pracownik będzie mógł się odwołać od tej decyzji do sądu. Będzie miał na to 14 dni od otrzymania zawiadomienia o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy.
Kiedy postanowienie sądu zastępuje świadectwo pracy? Oczywiście wtedy, kiedy pracownik nie otrzyma w ogóle świadectwa pracy. W pierwszej kolejności pracownik powinien wystąpić z powództwem do sądu, a ten powinien nakazać przedsiębiorcy takowy dokument wystawić. A jeśli właściciel firmy tego nie zrobi, pracownik ma prawo wystąpić do sądu z kolejnym roszczeniem – tym razem o ustalenie uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Z powództwem do sądu może wystąpić również pracownik, który nie otrzymał świadectwa pracy, ponieważ pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe (art. 971 §2).
Przedsiębiorca powinien zadbać o stworzenie zgodnego z prawem świadectwa pracy. Jeśli nie dopełni ciążących na nim obowiązków, może liczyć się ze stratami finansowymi. Kiedy pracownik może żądać odszkodowania za świadectwo pracy? Co do zasady, pracownikowi przysługuje odszkodowanie za brak świadectwa pracy oraz za błędy w nim zawarte. W jakiej wysokości?
Pracownikowi przysługuje odszkodowanie za błędne świadectwo pracy, jak i jego brak. Ma prawo wystąpić z powództwem przeciwko byłemu pracodawcy o naprawienie szkody, która została wyrządzona na skutek jego zachowania. Jaką szkodę może przykładowo ponieść pracownik w związku z błędnym świadectwem pracy lub jego brakiem? Na przykład mógł nie zawrzeć umowy o pracę z innym podmiotem gospodarczym z powodu błędów w świadectwie pracy lub jego braku. Kolejną szkodą pracownika może być brak świadczeń z urzędu pracy przysługujących osobie bezrobotnej. Jakie odszkodowanie za błędne świadectwo pracy lub jego brak przysługuje pracownikowi? Jeśli pracownik poniósł szkodę, sąd może zasądzić odszkodowanie za czas pozostawania bez pracy. Maksymalna wysokość odszkodowania wynosi równowartość wynagrodzenia pracownika za 6 tygodni.
