#agencja pracy Worksol #Jak #Optymalizacja kosztów działalności
W czasach niepewności kluczową rolę odgrywa optymalizacja kosztów działalności gospodarczej. Pozwala ona zminimalizować ponoszone wydatki przy zapewnieniu wysokiej jakości świadczonych usług i oferowanych produktów lub usług. A jeśli to możliwe – również wykluczyć zbędne koszty. Na czym polega optymalizacja kosztów działalności i jak optymalizować koszty firmowe? O tym poniżej!
Optymalizacja kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to długotrwały proces zarządzania zarówno zasobami, jak i finansami firmy, który ma skutkować osiągnięciem najlepszego stosunku pomiędzy ponoszonymi przez przedsiębiorcę wydatkami na prowadzony biznes, a korzyściami osiąganymi z podejmowanych działań. Co jest celem optymalizacji? W rzeczywistości optymalizacja kosztów prowadzonej działalności sprowadza się do tego, że przedsiębiorca dąży do zapewnienia, jak największej efektywności realizowanych działań i sprzedaży, przy jednoczesnej minimalizacji ponoszonych kosztów, a jeśli to możliwe, wykluczenie zbędnych wydatków. Z uwagi na jej znaczenie, firmy powinny wiedzieć, jak optymalizować koszty działalności i które obszary powinny zostać przeanalizowane pod kątem ponoszonych wydatków i ich efektywności.
Bezsprzecznie optymalizacja kosztów działalności to proces ciągły, który powinien trwać przez cały okres prowadzenia biznesu. Wymaga to niestety poświęcenia dużej ilości czasu. Zatem nie wystarczy optymalizować kosztów raz na kilka lat, trzeba to robić systematycznie. Poza tym, ze względu na zmieniające się otoczenie biznesu, optymalizacja kosztów działalności wymaga od przedsiębiorcy zarówno elastyczności, jak i gotowości do dostosowywania się do zmieniających się warunków. Niestety nie każdy właściciel firmy jest na to gotowy. Oczywiście przedsiębiorcy powinni zdawać sobie sprawę z tego, że optymalizacja nie jest równoznaczna z drastycznymi cięciami budżetowymi i oszczędzaniem kosztem jakości. Ma ona zrównoważyć ponoszone nakłady finansowe na działalność i uzyskiwane z niej zyski bez negatywnego wpływu na jakość oferowanych usług i produktów. Warto podkreślić, że optymalizacja kosztów wymaga przeprowadzania analizy danych finansowych i wyciągania odpowiednich wniosków, a w niektórych sytuacjach konieczna może być konsultacja ze specjalistami z branży.
Niewątpliwie optymalizacja kosztów prowadzonej działalności może obejmować różnorakie obszary prowadzonej firmy, w tym przede wszystkim:
Od struktury przedsiębiorstwa zależy, które obszary będą poddawane optymalizacji.
Z pewnością dla optymalizacji kosztów przedsiębiorstwa najważniejszą rolę odgrywa optymalizacja podatkowa. Czym jest optymalizacja podatkowa działalności gospodarczej? To po prostu wybór najlepszej, czyli najkorzystniejszej formy opodatkowania uzyskiwanych dochodów ze sprzedaży lub świadczonych usług. Co ważne, optymalizacja opodatkowania uzyskiwanych dochodów przedsiębiorców jest legalna. Zgodnie z prawem firmy mają możliwość wyboru jednej z kilku form opodatkowania działalności, wśród których wymienić należy zasady ogólne (skalę podatkową i podatek liniowy) oraz zryczałtowane formy opodatkowania. Wybór właściwej formy wpływa na wysokość danin płaconych fiskusowi.
Poza tym, przedsiębiorca może optymalizować koszty prowadzonej działalności samodzielnie prowadząc księgi rachunkowe lub zlecić prowadzenie dokumentacji rachunkowej firmie zewnętrzne. Rezygnacja z własnego działu księgowego firmy może w znaczący sposób obniżyć wydatki ponoszone na księgowość.
Kolejnym obszarem, który powinien być uwzględniony podczas optymalizacji podatkowej jest zarządzanie zasobami ludzkimi. Jest to szczególnie ważne teraz, kiedy koszty zatrudnienia pracowników idą w Polsce ostro w górę. Firmy mają tutaj w tym przypadku różnorakie opcje.
Po pierwsze, mogą zdecydować się na powierzenie firmie zewnętrznej optymalizacji zatrudnienia. To znaczy, że agencja pracy sprawdzi zapotrzebowanie w danym zakładzie pracy na konkretne miejsca pracy i na tej podstawie będzie pracodawca będzie mógł zredukować lub połączyć stanowiska pracy.
A po drugie, firma może zlecić agencji zatrudnienia rekrutację i selekcję pracowników. Koszty rekrutacji są wysokie, a niewłaściwa selekcja je dodatkowo zwiększa.
Po trzecie, pracodawca może zatrudnić personel przez agencję zatrudnienia, w tym pracowników tymczasowych z Azji lub Ameryki Południowej. Jeszcze inną opcją jest leasing pracowników, który sprowadza się do tego, że pracownik zatrudniony w agencji pracy wykonuje obowiązki służbowe na rzecz innego przedsiębiorcy i pod jego kierownictwem.
Optymalizacja kosztów działalności wymaga nieustannej pracy i analizy.
Optymalizacja kosztów prowadzonej działalności gospodarczej może obejmować również dział IT. Na czym polega optymalizacja kosztów prowadzonej działalności w obszarze IT? Na przykład na outsourcingu usług informatycznych firmie zewnętrznej. A jeśli to niemożliwe, przede wszystkim na analizie całej infrastruktury IT w firmie. Przykładowo, firma może zrezygnować z utrzymania własnych serwerów, decydując się na przeniesienie danych do chmury. Równie ważne jest zabezpieczenie w przedsiębiorstwie cyberbezpieczeństwa poprzez wdrażanie odpowiednich strategii. Firmy powinny również inwestować w rozwój pracowników z działów IT.
Zarządzanie zakupami i dostawami odgrywa kluczową rolę w optymalizacji kosztów działalności przedsiębiorstwa. Jak optymalizować koszty działalności w tym obszarze? W pierwszej kolejności przedsiębiorca powinien przeanalizować warunki umów z dostawcami. Zawsze warto starać się negocjować lepsze warunki współpracy lub szukać tańszych konkurentów. Poza tym, właściciele firm powinni poświęcić czas na monitorowanie kosztów zakupów surowców i materiałów. Problemem wielu firm jest marnotrawstwo. Po pierwsze, przedsiębiorcy i ich pracownicy zamawiają więcej surowców niż jest to konieczne, co prowadzi do generowania wyższych kosztów magazynowania. A po drugie, zamawianie lekką ręką zbyt wielu produktów o krótkim czasie przydatności może skutkować niepotrzebnym wydawaniem środków z budżetu firmy.
Optymalizacja kosztów działalności firmy powinna obejmować również kontrolę kosztów, czyli nadzór, analizę i zarządzanie nimi. Po pierwsze, przedsiębiorca powinien dążyć do identyfikacji zbędnych wydatków i eliminowania ich. A po drugie, powinien ustalać priorytety ponoszonych kosztów. To znaczy, że powinien ustalać, które z nich są strategiczne, a które dla odmiany mogą być ograniczane. Niewątpliwie kontrola kosztów powinna obejmować przede wszystkim takie obszary, jak koszty wynajmowania i utrzymania powierzchni biurowych lub zakładu pracy, opłat ponoszonych na media, ubezpieczenia i wyposażenia przedsiębiorstwa. Oczywiście kontrola kosztów ma ścisły związek z optymalizacją zakupów i dostaw.
Kolejnym obszarem, który odgrywa kluczową rolą w optymalizacji kosztów prowadzonej działalności gospodarczej jest reklama i marketing. Oczywiście trudno wyobrazić sobie pozyskiwanie klientów, czy uzyskiwanie przewagi konkurencyjnej bez podejmowania jakichkolwiek działań marketingowych. Z tych niewątpliwie zrezygnować nie można. Należy natomiast dążyć do ich optymalizacji, czyli podejmowania tylko tych działań, które przynoszą spodziewane efekty. Przykładowo, firma, która promuje się w social mediach nie musi reklamować się w każdym serwisie społecznościowym, może ograniczyć się wyłącznie do tego serwisu, który generuje największą liczbę potencjalnych klientów. Kolejną kwestią pozostaje outsourcing działań marketingowych. Firma nie musi zatrudniać pracowników odpowiedzialnych za reklamę i tworzyć całego działu marketingowego. Może delegować te działania firmom zewnętrznym.
Uważasz, że najwyższy czas zoptymalizować koszty prowadzonej działalności? Zadzwoń do nas już teraz i przekonaj się, co możemy dla Ciebie zrobić w tej kwestii.
